Fakturace

Pro smlouvy a jejich položky mohou vznikat v procesu fakturace až čtyři druhy vydaných faktur v závislosti na nastavení:

• nezdaněné zálohy - faktury záloh
• zdaněné zálohy - faktury zdanění záloh
• vyúčtování - faktury skutečného plnění snížené o případné zálohy
• roční vyúčtování - faktura skutečné ceny snížená o vyúčtování

Hlavní nastavení jaké faktury a v jaké četnosti budou pro smlouvu vznikat je u Smlouvy. Na první záložce se nastavují řady faktur a na druhé záložce se nastavují zálohy, četnosti záloh i vyúčtování a další nastavení pro fakturaci. Další nastavení je u jednotlivých Položky smlouvy, kde se nastavuje fakturovaná služba a způsob výpočtu ceny, případně ceníky.

Celý proces fakturace probíhá v těchto krocích:

1. Založení smlouvy
2. Založení položek smlouvy - alespoň jedné
3. Platný stav smlouvy - změna smlouvy na stav, který umožňuje správu dodatků a generování faktur
4. Nastavení dodatku a jeho schválení - vždy alespoň jeden
5. Generování platebního kalendáře
6. Generování nezdaněných záloh - dle platebního kalendáře
7. Zdanění záloh
8. Generování vyúčtování
9. Generování ročního vyúčtování

Zda se budou vydávat zálohy se nastavuje pouze při založení smlouvy. V průběhu smlouvy pak lze upravit pouze jejich četnost (od 1 ročně po 3 za měsíc), termín vydání a další údaje. Roční výše zálohy bez DPH se upřesňuje v Dodatky.

Generování nezdaněné zálohy pak probíhá nad označenými Platební kalendář, které mají nastaven údaj Má být nezdaněná záloha a faktura zálohy neexistuje nebo dosud není realizována.

Zdaněním nezdaněné zálohy vzniká faktura zdaněné zálohy.

Položky faktury vyúčtování jsou vypočteny dle nastavení na Položky smlouvy. Pokud ke smlouvě neexistují zálohy, je možné nastavit den a měsíc vyúčtování. Při zálohách se dnem plnění automaticky nastavuje poslední den v periodě vyúčtování.

Četnost vyúčtování je možné nastavit od 1 ročně po 1 měsíčně. Období, za které probíhá vyúčtování, vychází z nastavení Platební kalendář k dané smlouvě. Jedná se o období od měsíce posledního vyúčtování (nebo začátku platebního kalendáře) do označeného měsíce platebního kalendáře, který má nastaven údaj Má být vyúčtování. Pokud je platební kalendář generován jsou období periodická dle nastavení smlouvy. Pokud dojde k ruční úpravě platebních kalendářů bude období vyúčtování v libovolné jiné periodě. Ruční úpravou kalendáře se nastaví i mimořádné vyúčtování.

Generování vyúčtování pak probíhá nad označenými Platebními kalendáři, které mají nastaven údaj Má být vyúčtování v těchto krocích:

• aktualizace podkladů pro vyúčtování - program zjistí jednotkové ceny (případně spotřeby a celkové ceny) všech položek
• zobrazení Podklady pro fakturaci - uživatel předložené údaje překontroluje a případně ručně opraví, je možno podklady měnit či doplňovat, je však vhodnější případnou chybu upravit v prvotní evidenci (ceník, měřicí místo, položka smlouvy…) a aktualizaci v předchozím kroku spustit opakovaně
• generování vyúčtování - akce hromadně vygeneruje doklady do modulu Fakturace (z již správných podkladů), odečte případné zálohové faktury, zde dále probíhá jejich tisk, realizace, účtování…

U souvisejících smluv lze nastavit fakturování více smluv v jedné faktuře vyúčtování. K tomuto je třeba u souvisejících smluv nastavit údaj Způsob fakturace na Fakturovat se související smlouvou. Pro všechny fakturované smlouvy Aktualizovat podklady pro vyúčtování. Generování faktury vyúčtování pak probíhá nad platebním kalendářem smlouvy, ke které jsou připojeny další související smlouvy.

Při ročním zúčtování dochází k přepočtu částky k fakturaci cenami (sazbovými skupinami) z ceníku Ceník ročního zúčtování položky smlouvy a rozdíl se dofakturuje (jednou částkou za celý rok, nikoliv po měsících). Nedochází zde již k odpočtům záloh.

Pokud je na smlouvě nastaveno roční vyúčtování probíhá vždy jednou ročně k poslednímu dni v roce. Případné mimořádné roční vyúčtování lze provést ruční úpravou Platební kalendář nastavením údaje Má být roční vyúčtování pro vybraný měsíc. Obdobím pro zpracování ročního vyúčtování je vždy od posledního ročního vyúčtování (nebo začátku smlouvy) do označeného platebního kalendáře.

Generování ročního vyúčtování pak probíhá nad označenými Platebními kalendáři, které mají nastaven údaj Má být roční vyúčtování v těchto krocích:

• aktualizace podkladů pro roční vyúčtování - program zjistí rozdíl ceny z ceníku ročního vyúčtování vůči fakturovaným cenám položek, které mají Způsob výpočtu nastaven na Výpočtem z měření za m.j. nebo Rozdělením místních nákladů.
• zobrazení Podklady pro fakturaci - uživatel předložené údaje překontroluje a případně ručně opraví,

položka smlouvy…) a aktualizaci v přechozím kroku spustit opakovaně

• generování ročního vyúčtování - akce hromadně vygeneruje doklady do modulu Fakturace (z již správných podkladů)

» Obsah nápovědy oblasti ENERGO » Smlouvy » Platební kalendář