Párování nedaňové zálohy s úhradou

Každá Smlouva evidovaná v Heliosu musí mít vyplněn Variabilní symbol. Jedná se o číselný údaj, pod kterým zákazníci platí zálohy.
Variabilní symboly by měly být unikátní - tzn. neměly by existovat žádné dvě smlouvy se stejným variabilním symbolem.

Ze smlouvy je vygenerován Fakturační kalendář, který představuje rozdělení roční částky zálohy podle určitých pravidel do jednotlivých měsíců roku. Do fakturačního kalendáře se přenáší variabilní symbol smlouvy.

Z fakturačního kalendáře uživatel generuje zálohy, tj. předpisy částek záloh, které má zákazník zaplatit. Každá záloha má své číselné označení neboli párovací znak, který se skládá z řady a pořadového čísla faktury.
Nedaňovou zálohu je potřeba zrealizovat a zaúčtovat. Účtování je důležité z hlediska sledování Saldokonta a párování plateb v bance.
(Doklady, které nejsou zaúčtované, se v přehledu saldokonta nezobrazují. Není tedy možné sledovat např. prodlení jejich zaplacení, generovat upomínky, penalizační faktury apod.)
Nedaňová záloha může být zaúčtována např. na účty 395xxx. Na kontaci je dále potřeba nastavit:

• Párovací znak = Číslo dokladu,
• Druh data = Datum splatnosti.

Zákazník zaplatí zálohu pod variabilním symbolem, který odpovídá variabilnímu symbolu z fakturačního kalendáře. Uživatel spustí nad bankovním výpisem akci Úhrady Energo. Při splnění určitých podmínek systém najde nedaňovou zálohu, ke které je úhrada určena a připojí ji. Do pole Variabilní symbol propíše párovací znak nedaňové zálohy (řada + pořadové číslo faktury). Dále doplní účetní účet a organizaci.

Párování záloh s úhradami kontroluje uživatel ve stavu saldokonta nad Saldokontní skupinou, kterou si k tomuto účelu založí. Saldokontní skupina s názvem např. Přijaté zálohy - úhrady NZ musí mít vyplněno Organizace = Číslo, Párovací znak = Ano a zobrazuje účet strany MD, na který se účtují nedaňové zálohy.

Po správném přiřazení úhrady a zaúčtování bankovního výpisu dojde k vynulování příslušného řádku ve stavu saldokonta. Klávesovou zkratkou Ctrl+U lze zobrazit účetní řádky, uživatel tak uvidí částku nedaňové zálohy, která byla zaúčtována na stranu MD a částku úhrady, která byla zaúčtována na stranu DAL. Ke spárování těchto řádků v saldokontu dojde na základě stejné organizace a stejného párovacího znaku (číslo faktury).

Uživatel si sám podle svých zvyklostí určí, na které účty bude zálohy a jejich úhrady účtovat. Principiálně existují dva příklady nastavení (viz následující obrázky):

• použití účtů pro vnitřní zúčtování 395 xxx:
  

V tomto případě bude v saldokontní skupině nastaven účet 395 001.

• použití účtů 324 xxx:
  

V tomto případě bude v saldokontní skupině nastaven účet 324 190.