IS Helios Orange - ENERGO – úvodní seznámení

Oblast ENERGO je řešení evidence pro firmy zabývající se výrobou, distribucí nebo obchodováním s tzv. energetickými komoditami - teplem, elektřinou, plynem, vodou apod. Slouží k evidenci obchodních případů, smluv s odběrateli, měřicích míst, naměřených hodnot, ceníků. V oblasti se provádí vystavování faktur, sledování plateb, sledování salda a zpracování výsledných i předpokládaných kalkulací nákladů.

Cílem dokumentu je poskytnout základní seznámení s možnostmi a funkcemi oblasti ENERGO. V popisu jsou zvýrazněny odkazy na další informace a postupy pro jednotlivé oblasti.

Objekty
Číselník objektů a zařízení je jeden ze základních číselníků systému ENERGO. Obsahuje evidenci objektů se vztahem k pořizování záznamů měření a provádění naplánovaných akcí. Objekty je možné dělit do skupin dle druhu, vzájemně je propojovat a vytvářet mezi nimi hierarchickou strukturu, vztahem k nadřízenému objektu. V rámci systému ENERGO jsou jednotlivým objektům a zařízením přiřazena Měřící místa. Ke každému objektu je možné evidovat jeho adresu, evidenční středisko a účetní středisko. Objekt dále obsahuje informace upřesňující jeho vlastnosti a použití v rámci systému ENERGO. Informace o datu pořízení, datu vyřazení, délce záruky, výměry podlahových ploch sloužících jako informace nebo podklady pro výpočty měření. Jako podklad pro smlouvu a následnou fakturaci je možné k objektu přednastavit poskytovanou službu pro položku smlouvy a její ceník. K objektu je možné evidovat majetkové vztahy organizací s vymezením časové platnosti konkrétního vztahu.

Pravidelné akce
Ke každému objektu je možné evidovat pravidelně opakující se akce, evidenci zjištěných závad a jejich řešení. Pro akce se definuje její druh, na jakém typu zařízení se provádí a perioda provádění akce. Pro každou z akcí je možné stanovit předem určeného dodavatele z číselníku organizací. K plánovaným akcím se provádí evidence servisních zásahů. Pokud je zjištěna při provádění pravidelné akce mimořádná událost (závada), provede se její evidence. Evidence odstranění závad se provádí stejným způsobem jako evidence servisních zásahů. Všechny plánované akce jsou zobrazeny v přehledu Pravidelné akce. Akce, u nichž nebyl včas proveden servisní zásah, jsou v přehledu odlišeny červenou barvou. Pokud je vystavena k servisnímu zásahu doplňující dokumentace v elektronické formě, je možné ji připojit jako Dokument k příslušné servisní akci a stává se součástí evidence. Ke každé naplánované akci je možné zobrazit celou, chronologicky uspořádanou evidenci prováděných servisních zásahů.

Smlouva
Smlouva se uzavírá na základě dohody dodavatele s odběratelem. Obsahem smlouvy je ujednání o dodávce komodit či služeb, za jakých cenových podmínek a v jakém časovém rozmezí jsou poskytovány. Na základě údajů uvedených ve smlouvě probíhá fakturace komodit a služeb odběratelům. Smlouvy dělíme do jednotlivých řad dle jejich obsahu. Je možné vytvořit samostatnou řadu pro dodávky elektřiny a další řadu pro dodávky tepla. Definice jednotlivých řad s sebou nese předdefinovaná nastavení, která se použijí při vytváření nové smlouvy.

Položka smlouvy
Ke smlouvě se vážou položky smlouvy, které jsou předmětem obchodního ujednání mezi dodavatelem a odběratelem a stávají se předmětem fakturace. Na položce je definováno, jaká služba je předmětem fakturace a na jakém odběrném místě je tato služba poskytována. Na položce se definuje období její platnosti v rozmezí od – do, ceník pro fakturaci, způsob výpočtu vyúčtování. Položka má připojeno měřidlo, dle jeho naměřených hodnot a nastaveného ceníku jsou vytvářeny podklady pro fakturaci.

Dodatek
Smlouva nabývá několika stavů např. V přípravě, Platná. Stav smlouvy definuje jaké akce je možné nad smlouvou provádět. K jednotlivým stavům je možné definovat sled činností, které se automaticky provedou při změně stavu smlouvy. Každá smlouva obsahuje tzv. dodatek, Dodatkem je určena platnost pro každou položku smlouvy na další fakturační období.

Platební kalendář
Na základě schválení dodatku k platné smlouvě je vytvořen platební kalendář. Platební kalendář obsahuje jednotlivá období a ke každému období jsou uvedeny druhy vystavovaných dokladů (např. daňové zálohy, vyúčtování). V platebním kalendáři je možné sledovat předepsané výše záloh pro jednotlivá období, výši fakturovaného vyúčtování a sledovat došlé platby k jednotlivým dokladům.

Doklady
Z podkladů k fakturaci je generována faktura za poskytované komodity a služby. Vytvořené doklady (zálohové faktury, vyúčtování) je možné v systému vytisknout nebo přímo odeslat emailem odběrateli.

Účetní vazby
Ve smlouvě je možné nastavit účetní vazby na středisko a zakázku pro vyhodnocování dat z účetního deníku.

Dokumenty
Ke smlouvě je možné připojovat dokumenty v elektronické podobě, např. podepsané kopie smluv, individuální cenová ujednání, revizní protokoly, atd.

V modulu Energo - měření je prováděna evidence všech naměřených hodnot a hodnot vypočtených pomocí výpočtových procedur.

Měřící místa
Základem modulu Energo – Měření je seznam měřících míst. Měřící místo je umístěno na objektu a k jednomu objektu může být přiřazeno více měřících míst.

Osazení měřícího místa
Měřící místo je osazeno měřidlem a k jednomu měřícímu místu může být vytvořeno více osazení měřícího místa (osazení měřidlem). Pro osazení měřícího místa je nastaveno jedeno měřidlo jako aktivní a na něm probíhají aktuální měření.

Dimenze
Zadávání naměřených hodnot se provádí na dimezích. Dimenze představuje jednu měřenou veličinu a k osazení měřícího místa (měřidlu) je možné přiřadit více dimenzí.

Naměřené hodnoty
Naměřené hodnoty se zadávají do šablon měření. Šablony měření se generují pro měřící místa a pro každou dimenzi se vygeneruje samostatná šablona. Do šablony jsou uživatelem naplněny naměřené hodnoty. Pokud došlo k chybnému zadání naměřených hodnot, je možné dodatečně zadávat opravené hodnoty s udáním důvodu opravy. Po zadání hodnot je možné provést jejich uzamčení. Hodnota zadaná nebo vypočtená pro dimenzi se používá jako vstup do fakturace. Pro osazení měřících míst je možné provádět výměny měřidel, jejich přesuny na jiné měřící místo nebo vytvářet virtuální osazení měřícího místa fyzicky neexistujícím měřidlem.

Příslušenství
Měřící místo může být osazeno kromě měřidla i příslušenstvím. Příslušenstvím rozumíme zařízení, které není fyzickou součástí měřidla, ale je nutné pro jeho funkci (např. čidla).