Smlouvy metodika

Druhy poskytovaných služeb tvoří skupiny, do kterých lze zařadit jednotlivé poskytované služby. Zpravidla se tyto skupiny tvoří dle komodit, tedy teplo, elektřina, plyn, voda, ale není nutno se tohoto pravidla držet. Aby bylo lze pořídit druh poskytované služby, musí existovat Skupina karet v modulu Sklady / Kmenové karty Heliosu iNuvio.

Pro založení poskytovaných služeb musí být vyplněny agendy Druhy poskytovaných služeb ze soudečku Energo-smlouvy a Kmenové karty z modulu Sklady.

Poskytované služby jsou tím, co se prodává a v některých případech i nakupuje. Vždy záleží na konkrétní firmě, jaké služby prodává, respektive za co jí její zákazníci platí. Zpravidla se při plnění tohoto číselníku vychází z toho, co se objevuje na faktuře. Číselník se plní zejména po dohodě s konzultantem a v naprosté většině případů se po naplnění již needituje. Výjimkou mohou být situace, kdy například firma obchoduje s elektřinou a dodatečně získá i licenci na obchod s plynem, nebo pokud se například teplárenská firma rozhodne svým zákazníkům podrobněji rozepisovat, za co platí, tedy místo jednotné položky Prodej tepla zahrnující veškeré teplo zavede nové položky Prodej tepla ÚT a Prodej tepla TUV.

Záložka 1-Služba

• Druh poskytované služby - vazba do číselníku Druhů poskytovaných služeb.
• Druh služby - volí se charakter pořizované služby, tedy jde-li o teplo, vodu, elektřinu či plyn dodávku nebo elektřinu či plyn distribuci
• Kmenová karta - vazba do číselníku Sklady / Kmenové karty jádra Helios iNuvio
• Druh sazby DPH - volí se výše a působ práce s DPH dané poskytované služby. Volba Není znamená, že služba bude mít nastaveno DPH podle toho, jaké DPH je nastaveno na kmenové kartě. Při změně sazby DPH je v takovém případě potřeba ručního zásahu. Volba Základní znamená, že se k dané poskytované službě bude dotahovat základní sazba DPH. Změna DPH je v tomto případě zohledněna automaticky. V případě volby 1.Snížená nebo 2.Snížená existuje analogie s předchozím případem. Volba Nulová znamená nulovou sazbu DPH.
• Způsob fakturace časové MJ - v případě, že poskytovaná služba nemá časovou měrnou jednotku (GJ, m3, kWh, MWh ..), nastaví se hodnota na není časová jednotka. V případě, že poskytovaná služba má časovou měrnou jednotku (Rok, měs., den), je potřeba nastavit, jakým způsobem se s touto jednotkou bude pracovat, tedy jestli se bude fakturovat každá započatá časová jednotka, nebo jestli se bude přepočítávat na jinou časovou jednotku
• MJ přepočítávat na - souvisí s předchozím polem a vyplňuje se pouze tehdy, je-li předchozí pole nastaveno na přepočítávat na jinou časovou jednotku. Její volby lze nejlépe vysvětlit na příkladu:

Následující pole jsou takzvaným přednastavením. To znamená, že jejich hodnoty jsou nejdříve přeneseny jinam (konkrétně zde na položky smlouvy) a tam teprve jejich nastavení ovlivňuje fungování fakturace, záloh atp. s tím, že lze přímo na položce smlouvy dodatečně změnit.

• Způsob výpočtu vyúčtování - určuje, jakým způsobem se bude položka fakturovat. Vesměs vždy jde o to, aby se ceník násobil nějakou hodnotou. Jakou hodnotou, to už je předmětem výběru z rolovacího menu. Volby Pevná částka nebo Ceník se používají převážně u položek s časovou měrnou jednotkou.

• Zálohovat - pomocí této volby se určuje, zda se daná položka zálohuje či nikoliv, resp. bude-li na ní vytvářena záloha na další období, nebo ne a pokud ano, tak zda s DPH nebo bez DPH. souvisí s tvorbou záloh, nikoliv se zúčtováním záloh.

• Způsob výpočtu zálohy - souvisí s předchozím bodem. Je-li zálohování povoleno, existuje na výběr mnoho způsobů, jak zálohu na položku stanovit. Tyto způsoby jsou stejné, jako způsob výpočtu vyúčtování.

• Činnost - zakázka a Nákladový okruh - souvisí s účtováním. Tyto atributy se přenášejí až na vydanou fakturu a jde o proklik do standardních číselníků Helios iNuvio: Číselník identifikátorů a Nákladové okruhy.

• Použít pro zúčtování – nastavuje se u těch poskytovaných služeb, které se fakturují v průběhu roku za předběžnou cenu a na konci roku za výslednou cenou. V praxi se tedy používá téměř výhradně pro služby, pomocí nichž se fakturuje teplo.

Následující pole jsou již konečným nastavením položky, nejsou tedy přednastavením:

• Sumace podkladů roční fakturace a Sumace položek roční fakturace - souvisí s předchozí volbou. Zúčtování probíhá za kalendářní rok, během něhož mohlo dojít k několika předběžným fakturacím. Ke každému podkladu těchto předběžných faktur pak vzniká podklad zúčtovací a je na uživateli, aby si nastavil, jak se tyto podklady mají na zúčtovací faktuře zobrazovat, tedy zda je sumovat či nesumovat a v případě, že sumovat, tak podle čeho.

• Přepočet směrného čísla roční spotřeby vody pro fakturaci - týká se výhradně vodohospodářských společností. Jde o podobné nastavení, jako je přepočet časových jednotek. Nastavuje se zde, jakým způsobem má být fakturován roční odhad spotřeby vody.

• Nastavit fakturační interval rozpadu podle měření a Rozdělení fakturačního intervalu - souvisí s fakturací poskytovaných služeb, které se nefakturují samostatně, ale v rámci tzv. rozpadu (viz. níže). Týká se tedy fakturace elektřiny, plynu a vody. V případě zaškrtnutí tohoto pole se bude fakturační interval generovaných podkladů pro fakturaci odvíjet od intervalu měření. V případě nulového měření se podklady k fakturaci nevytvoří vůbec. Toto nastavení se uplatňuje na nadřízené poskytované službě a ovlivňuje služby podřízené. Je vhodné pro plovoucí fakturaci.

Záložka 2-Přednastavení parametrů fakturace

Tato záložka slouží k nastavení přednastavení parametrů pro služby, které mají rozpad elektřiny nebo plynu, tedy slouží pro přednastavení fakturace takových služeb. Přednastavení se projeví na položce smlouvy poté, co je k ní služba připojena (záložka 4-Elektřina I)

V případě vodohospodářských společností a obchodníků s elektřinou a plynem se zavádí speciální služby, kterým se ostatní služby nastaví jako podřízené. Tyto speciální služby pak mají tzv. rozpad. Takováto služba se sice použije na položce smlouvy, ale nikdy se neobjeví v podkladech pro fakturaci, ani na faktuře samotné. Důvodem pro zavedení těchto služeb je fakt, že např. faktura za elektřinu se téměř nikdy neskládá pouze z jedné služby, ba právě naopak, skládá se z několika služeb dodávkových a z několika distribučních. A právě tyto služby lze sdružit pod jednu službu s názvem např. Sdružená dodávka NN. Taková služba se potom použije na položce smlouvy a s sebou bere všechny své služby podřízené, aniž by je uživatel musel ke smlouvě dopořizovat jednu po druhé.

Záložka 3-Tisk

Zde je možné konfigurovat výstupy vyúčtovací faktury - sekci A, sekci B a graf historických spotřeb.

Záložka 4-Kalkulace

Zde je možné zatržítkem stanovit, zda se má započítávat množství plánu prodeje z položky smlouvy do kalkulací.

Číselník sazbových skupin se zobrazuje pro každou poskytovanou službu (přes Doplňky / Zobrazit nebo pomocí klávesy F11). Názvovým ekvivalentem sazbové skupiny může být slovo ceník. Obecně se dá říci, že kolik existuje v danou chvíli rúzných cen, tolik existuje sazbových skupin. Jednu sazbovou skupinu lze přidělit více odběratelům, a to na kartě položky smlouvy.

Popisy polí:

• Označení - krátké označení sazbové skupiny (ceníku)
• Popis - delší popis sazbové skupiny (ceníku)
• Produkt - interní označení ceníku
• Číslo sazbové skupiny - v případě zájmu je možno jednotlivé sazbové skupiny rozdělit do skupin tím způsobem, že se jim přidělí zvolené celočíselné označení.
• Poznámka - možnost připojení poznámky
• Použít ceník pro smlouvy z webu - zatržítko související zejména s elektřinou a plynem. Pokud je smlouva pořizována nikoliv přímo do systému Helios, ale přes web, vyplňuje uživatel výši sazby určené zákazníkovi. Na základě této hodnoty poté systém prohledá sazbové skupiny a pokud najde shodu s hodnotou sazby, příslušnou sazbovou skupinu přiřadí položce smlouvy. Systém ovšem prohledává pouze ty sazbové skupiny, které mají toto zatržítko zaškrtnuté. V případě, že systém nenalezne shodu, založí novou sazbovou skupinu coby individuální ceník. Toto se týká všech sazeb dodávky elektřiny NN (VT, NT, stálý plat), ve specifických případech pak dodávky plynu.
• odkaz na Dodatek cenového ujednání v případě plnění ceníku z webu

Číselník samotných cen se zobrazuje pro každou sazbovou skupinu (přes Doplňky / Zobrazit / Hodnoty sazby nebo pomocí klávesy F11. Ceny se v rámci jedné sazbové skupiny pořizují tak, aby na sebe časově navazovaly. Důležité je pole Platnost Od, tzn. od kdy cena platí. Pole Platnost Do může být vyplněno buď konkrétním datumem (pokud vím, že se cena o tomto datu změní), anebo se ponechá nějaká velká hodnota typu 31.12.2999. Pokud se následně pořídí nová cena např. s platností od 1.1.2022, předchozí cena se automaticky ukončí k 31.12.2021.
Stejným způsobem je možné pořizovat do ceníků i Náklady na palivo.
Hodnoty sazeb lze pořizovat i hromadně k více sazbovým skupinám najednou. Tato akce se provádí z předchozího přehledu, tedy z přehledu sazbových skupin volbou Doplňky / Hromadně / Nastavení ceny na období pro sazbové skupiny s totožným číslem sazby.

Akce:

• Externí akce - Doplňky / Editace / Import hodnot z Excelu. Provede import ceníků za těchto podmínek:
  

Importované hodnoty musí být v sešitu MS Excel uvedeny na první záložce s názvem Import Energo.
Sešit bude obsahovat čtyři sloupce dle uvedeného vzoru, kde budou zadány importované hodnoty:

Číselníky pro elektřinu a plyn se nacházejí o jednu úroveň níž pod agendou Poskytované služby. Jedná se o seznam číselníků, které v různých kombinacích tvoří různé distribuční ceny pro různé odběratele. Tato kombinace je tvořena na položkách smluv. V rámci těchto číselníků se zde nachází číselníky Kategorie jističů elektřiny, Distribuční sazby elektřiny, Kategorie zákazníků plynu, Obnovitelné zdroje pro výrobu elektřiny, Vícesložkové ceníky dodávky plynu, Ceníky NN a číselník Druhy sazeb DPH pro jednotlivé sazby elektřiny a plynu.
Za zmínku stojí fakt, že do číselníku Provozovatelé elektřiny a plynu lze pořídit další organizaci, např. vlastní. K takové organizaci pak lze zavést vlastní distribuční sazby některých položek. Používá se v případech, kdy firma chce poskytnout jinou cenu za distribuci ve vlastní LDS.

Jako řada agend v Heliosu, i smlouvy se člení do tzv.řad. Řady smluv se nastavují v součinnosti se zákazníkem. Jejich nastavení probíhá dle různých pravidel, např. dle četnosti fakturace, zda smlouvy dané řady mají či nemají zálohy anebo dle toho, jaká komodita se fakturuje. Mohou tedy existovat řady smluv Prodej tepla, Prodej elektřiny, Prodej plynu, Prodej vody, Prodej elektřiny NN, Prodej elektřiny VN atp.

Většina polí vyplňovaných v řadách smluv slouží hlavně jako přednastavení. To znamená, že pokud se založí smlouva dané řady, převezme si řadu přednastavených atributů dané řady, tedy např. řady faktur, zda smlouva bude nebo nebude mít zálohy, jaké záložky se budou objevovat na hlavičce a položce smlouvy (teplo, elektřina, plyn, voda), případně přednastavené tiskové formuláře.

Záložka 1-Řada

• Označení - označení řady faktur. Je třímístné a vyplnit lze pouze čísla.
• Druh - určuje, zda jsou smlouvy této řady nákupní či prodejní.
• Popis - popis řady smlouvy.
• Prefix zakázek - v případě tvorby zakázek určuje, jaký bude mít zakázka prefix.
• Identifikátor zakázek - v případě tvorby zakázek určuje, jaký bude mít zakázka identifikátor.
• Středisko účtování dokladů - proklik do číselníku středisek. Jde o přednastavení střediska, které se přenese i do nově založené smlouvy této řady. Pokud je středisko vyplněno i na smlouvě, přenáší se také do vydané faktury generované z této smlouvy, přesněji řečeno na její hlavičku.
• Struktura pro generování variabilního symbolu - pole slouží k vyplnění tzv. zástupnými znaky, neboli jde o tvorbu masky. Podle toho, jak se zástupné znaky použijí, bude vypadat i pole Variabilní symbol na hlavičce smlouvy vytvořené v této řadě. Nápověda k tvorbě masky je přítomna na tlačítko s otazníkem hned vedle vyplňovaného pole.
• Struktura pro generování čísla smlouvy - stejný princip, jako předchozí pole. Ovlivňuje hodnotu pole Číslo smlouvy v nově vytvořené smlouvě této řady.
• * Struktura pro generování čísla smlouvy2 - stejný princip, jako předchozí pole. Ovlivňuje hodnotu pole Číslo smlouvy 2 v nově vytvořené smlouvě této řady.
• Četnost fakturace - přednastavení pro hlavičku smlouvy, kde lze následně změnit.

• Četnost dohadných položek - určuje, jak často se mají v rámci dané řady vytvářet tzv. dohadné položky. Přímo ovlivňuje fakturační kalendář. Používá se nejčastěji v případě, kdy odběratel platí měsíčně zálohy a je potřeba vědět, jaká by byla bývala fakturace. Dále se používá u nákupních smluv, kdy je potřeba znát stav případných nákladů, např. za elektřinu a plyn.
• Výpočet dohadných podkladů - určuje, kdy systém povolí tvorbu dohadných podkladů v závislosti na fakturaci. Buď povolí tvorbu dohadných podkladů vždy, anebo jen v případě, že četnost fakturace je nižší, než četnost dohadných podkladů, např. fakturace jednou za rok, ale dohadné podklady chceme znát každý měsíc.
• Kód poplatku SIPO - pro nastavení komunikace se SIPO
• Práce se zálohou - přednastavení pro hlavičku smlouvy. Zálohy lze buď zapnout, nebo vypnout. Na hlavičce smlouvy lze následně změnit.
• Práce s přeplatky - nastavení, zda se mají přeplatky převádět do dalšího období nebo vracet
• Den placení záloh - přednastavení pro hlavičku smlouvy, více viz. Smlouvy.
• Zaokrouhlení záloh - přednastavení pro hlavičku smlouvy, více viz. Smlouvy.
• Forma úhrady záloh / nedoplatků / přeplatků - vazba do číselníku forem úhrad s možností specifikace lhůty splatnosti.
• Bankovní spojení vlastní organizace
• Zadání Účet pro platby Energo v CZK a EUR
• Zadání pro Účet daňových dokladů
• Nastavení Období generování předpisů / rozpisů
• Nastavení pro tvorbu DUZP
• Chování povinností a smlouvy při různých stavech povinností a smluv
• Rozhodnutí, zda je tato řada smluv Hlavní pro objekty

• Nastavení řady smlouvy - zaškrtávátka v tomto rámečku ovlivňují podle vybraných komodit, které záložky budou nebo nebudou vidět v dialogových oknech zadávání či opravy hlaviček smluv a položek smluv. V tomto případě zaškrtávátka ovlivňují možnost editace dalších zaškrtávátek, viz níže.

• Přístupné záložky hlav smluv - zpřístupňují či naopak znepřístupňují vyjmenované záložky na hlavičce smlouvy.
• Přístupné záložky položek smluv - zpřístupňují či naopak znepřístupňují vyjmenované záložky na položce smlouvy.

Záložka 2-Řady dokladů a tiskové formuláře
Jde o přednastavení řad faktur a tiskových formulářů, do kterých se budou generovat doklady. Volby, zda se má generovat vyúčtování bez DPH nebo v režimu PDP, a zda má být povolena aktualizace fakturačních podkladů měsíčně (pro četnost fakturace < 12) Opět jde pouze o přednastavení, které se přenáší na smlouvu, kde jej lze změnit.

Záložka 3-PDF

• Určení cesty pro uložení souborů typu PDF
• Definice exportu tisku pro uložení do PDF
• Úroveň stromu dokumentů pro uložení do PDF

Agenda Smlouvy reprezentuje smluvní vztah firmy se svými zákazníky. Nejedná se o klasické smlouvy s textem dle papírového vzoru upravující smluvní vztah. Jde o jejich elektronický obraz popisující zejména fakta potřebná a důležitá k tomu, aby se ze smlouvy daly vygenerovat faktury. Důležitými atributy tedy jsou platnost smlouvy, s kým je smlouva uzavřena a nakonec jak často se bude fakturovat, případně i zálohovat.

Záložka 1-Smlouva

• Nadřízená smlouva - zpětný proklik do číselníku smluv. Způsobuje provázání právě editované smlouvy s jinou, která se poté chová jako nadřízená. Tato funkce se používá zejména ve speciálních případech, kdy je potřeba jednu fyzickou smlouvu založit jako více smluv v Energu. Důvodem bývá zejména jiná četnost fakturace různých odběrných míst, anebo různá četnost fakturace různých služeb na jednom odběrném místě, případně kombinace obojího.

• Předchozí smlouva - zpětný proklik do číselníku smluv. Pro zachování kontinuity je možné spojit právě editovanou smlouvu se smlouvou, která již není aktuální.

• Způsob fakturace - souvisí s nadřízenou smlouvou. Smlouvu buď lze kdykoliv vyfakturovat samostatně, anebo pouze ve chvíli, kdy se spustí fakturace smlouvy nadřízené. Spuštění samostatné fakturace smlouvy systém pak nepovolí.

• Řada smlouvy - Povinný atribut. Vyplňuje se hned při zakládání smlouvy

• Datum platnosti od - Povinný atribut. Indikuje datum, od kdy smlouva platí a hlavně, od kdy bude fakturována. Datum platnosti od smlouvy je nadřazené Datumu platnosti od položky smlouvy. Položka smlouvy může mít datum platnosti od vyšší, nebo shodné.

• Datum podpisu - den, kdy byla smlouva podepsána.

• Datum platnosti do - Povinný atribut. Indikuje datum, do kdy smlouva platí a hlavně, do kdy bude fakturována. Datum platnosti do smlouvy je

nadřazené Datumu platnosti do položky smlouvy. Položka smlouvy může mít datum platnosti do nižší, nebo shodné. V případě uzavírání smluv na dobu neurčitou existuje možnost kliknout na šipku vedle datumového pole, které nastaví platnost smlouvy do 31.12.2999.

• Výp.lhůta, Prolongace - další atributy.

• Číslo smlouvy - označuje číslo smlouvy. Může být generováno automaticky pomocí masky nastavené na řadě smluv, nebo pořízeno ručně, případně lze použít kombinaci obojího. Číslo smlouvy vytvořené pomocí masky lze vždy přepsat. Číslo smlouvy není jednoznačné, více smluv v agendě může mít stejné číslo.

• Číslo smlouvy 2 - možnost zadání druhého čísla smlouvy. Rozšíření umožňuje evidenci více čísel smlouvy a jeho následné použití pro tisk více typů smluv z jedné evidence (jedné smlouvy ENERGO).

• Variabilní symbol - označuje variabilní symbol, pod kterým bude zákazník platit zálohy. Tvorba a úprava variabilního symbolu je totožná s metodou použitou u čísla smlouvy. Pole variabilního symbolu se používá zejména tehdy, má-li zákazník platit zálohy celý rok pod jedním variabilním symbolem (tedy nejsou mu zasílány předpisy záloh např. každý měsíc) a je propisováno do faktury do pole Objednávka.

• Variabilní symbol 2 - náhradní VS pro usnadnění párování plateb.

• Způsob ukončení - lze vybrat možnosti dohodou, výpovědí odběratele, výpovědí dodavatele, uplynutí platnosti, jiné.

• Původní/cizí číslo smlouvy - je zřejmé z názvu

• Středisko účtování dokladů - vyplněním střediska bude zajištěno, že se toto středisko objeví na hlavičce každé faktury, která bude z této smlouvy vygenerována. Bude-li toto pole vyplněno na řadě smluv, v které je daná smlouva pořízena, bude toto pole na smlouvě předvyplněno. Lze jej ale změnit.

• Zakázka - vazba do číselníku zakázek. Pokud je vyplněna, objevuje se zakázka na všech fakturách z dané smlouvy vygenerovaných.

• Organizace - Povinný atribut. Jde o vazbu do číselníku organizací a volí se ta organizace, se kterou se smlouva uzavírá.

• Popis smlouvy - memopole sloužící k podrobnějšímu popisu.

Záložka 2-Placení

• Práce se zálohou - určuje, zda zákazník bude nebo nebude platit zálohy. V případě volby Bez záloh, přímo se fakturuje se deaktivují všechna ostatní pole se zálohami související (v rámečku Zálohy). Tato volba je předvyplňována dle nastavení řady smlouvy, ve které je smlouva pořízena.

• Práce s přeplatky - nastavuje, zda přeplatky vracet, nebo je použít do dalšího období. Jde pouze o atribut ke smlouvě, nemá žádný další vliv.

• Četnost placení záloh - určuje, jak často bude odběratel platit zálohy. Přímo ovlivňuje fakturační kalendář smlouvy.

• Zaokrouhlení záloh - ovlivňuje výši stanovených záloh v roce, a to zaokrouhlením. Způsob zaokrouhlení je zřejmý z výběru. Přímo ovlivňuje hodnotu předpisu záloh ve fakturačním kalendáři.

• Výpočet dne placení - ovlivňuje datum, ve které je očekávána úhrada zálohy. Souvisí s následujícími dvěma poli.

• Den - kolikátý den v měsíci bude datum, ve které je očekávána úhrada zálohy.
• Měsíc data případu - kolikátý měsíc je očekávána úhrada zálohy. Toto a předchozí pole přímo ovlivňuje Datum případu zálohové faktury nedaňové, vygenerované z dané smlouvy.

• Křivka odběru - v případě, že je následující bod nastaven na Podle křivky odběru, je možné zvolit křivku odběru, podle které se bude záloha rozkládat v roce. Taktéž viz. Křivky odběrů

• Výpočet výše záloh - určuje, jakým způsobem vlastně budou zálohy v roce stanoveny: rovnoměrné - vypočtená roční výše zálohy bude v roce rozložena rovnoměrně. Ručně zadané rozložení - ruční nastavení. Podle křivky odběru - vypočtená roční výše zálohy bude v roce rozložena podle zvolené křivky, viz. následující bod. Rozpad a plán prodeje / Sml.mož.x TDD - záloha bude v roce rozložena a vypočtena podle toho, jaký byl na který měsíc plánovaný odběr energie na položce smlouvy, tedy čím vyšší jeho hodnota v měsíci, tím větší bude v daném měsíci vypočtena záloha. Hojně se používá v případech stanovení záloh např. u elektřiny, kde se v záloze nezobrazuje pouze jedna položka silové energie, ale i distribuční položky. Rozpad a Smluvené.mož.,rovnoměrně, Rozpad a Smluvené.mož.,křivka, Plán prodeje - další varianty výpočtu.

• Počet za měsíc - určuje, kolik záloh v jednom měsíci je po odběrateli požadováno.

• Forma úhrady a Lhůta splatnosti (rámeček Zálohy) - vazba do číselníku Forma úhrady. Přímo ovlivňuje formu úhrady na zálohové faktuře vytvořené z této smlouvy a také datum splatnosti na takové faktuře.

• Zasílat DD - informace, zda odběrateli zasílat či nezasílat daňový doklad. Jde pouze o nastavení, na které se dá filtrovat v přehledu smluv, nemá žádný další vliv.

• Zasílat předpis zálohy - informace, zda odběrateli zasílat či nezasílat předpis záloh. Jde pouze o nastavení, na které se dá filtrovat v přehledu smluv, nemá žádný další vliv.

• Forma úhrady nedoplatků a Lhůta splatnosti (rámeček Fakturace) - vazba do číselníku Forma úhrady. Přímo ovlivňuje formu úhrady na vyúčtovací faktuře vytvořené z této smlouvy a také datum splatnosti na takové faktuře.

• Den - den placení faktury. Toto pole je schované, pokud jsou povoleny zálohy.

• Měsíc placení - měsíc placení faktury. Toto pole je schované, pokud jsou povoleny zálohy. Souvisí s četností fakturace, viz. další bod.

• Četnost fakturace - určuje, jak často se bude smlouva fakturovat. Tato volba přímo ovlivňuje nastavení fakturačního kalendáře. Volba jednoduchého čísla znamená, že smlouva bude fakturována za běžnou cenu, resp. že faktury na konci roku nebudou zúčtovávány nějakou výslednou cenou. Používá se zejména pro elektřinu, plyn a vodu. Volba složeného čísla, např. 12+1 znamená, že se v roce bude fakturovat za předběžné ceny a na konci roku přijde ještě zúčtovací faktura za ceny výsledné. Používá se u tepla, ale nemusí to být pravidlem.

• Forma úhrady přeplatků a Lhůta splatnosti - vazba do číselníku Forma úhrady. Přímo ovlivňuje formu úhrady na vyúčtovací faktuře vytvořené z této smlouvy a také datum splatnosti na takové faktuře.

• Způsob výpočtu tří období historických hodnot - definuje, jakým způsobem bude fakturace této smlouvy přistupovat k evidenci a tisku historických hodnot, které jsou součásti faktury. Odpovídající období v minulém roce: vhodné zejména pro smlouvy na teplo. Bude-li vyfakturováno např. období leden - březen, bude se do historických hodnot načítat leden - březen předchozího a předpředchozího roku. Podle nastavení smlouvy: podle toho, jak bude nastavena četnost fakturace smlouvy, bude se načítat i historická spotřeba. Tedy v případě nastavení fakturace 4 x do roka a fakturace v prosinci bude na faktuře v historických spotřebách období duben - červen, červenec - září, říjen - prosinec stejného roku. Podle minulých faktur: vhodné pro plovoucí fakturaci (nepravidelnou). V takovém případě se historické spotřeby berou z předchozích faktur bez ohledu na to, jak dlouhé v nich bylo fakturované období, Vždy celý rok (pouze pro faktury v prosinci).

• Procento penále - stanovení % pro penalizační faktury.

• Faktura e-mailem / poštou / Tisk štítku / poštou doporučeně - atributy slouží pouze k nastavení, na které se dá filtrovat v přehledu smluv, nemá žádný další vliv.

• Bankovní spojení vlastní organizace - číslo účtu vlastní organizace. Při založení smlouvy se vyplňuje samo automaticky, pokud existuje bankovní spojení u nulté organizace v přehledu Organizace. Lze doplnit později ručně.
• Bankovní spojení druhé organizace - číslo účtu organizace, se kterou je uzavírána smlouva. Při založení smlouvy se vyplňuje samo automaticky, pokud existuje bankovní spojení u organizace, se kterou je smlouva uzavírána. Lze doplnit později ručně.
• Organizace pro zasílání dokladů - pokud adresa vyplněná u organizace, na kterou je uzavřena smlouva, není fakturační adresou, je zde možnost zvolit organizaci se správnou fakturační adresou. Přímo ovlivňuje hlavičku faktury, pole Příjemce.

• E-maily - smlouva / faktura / upomínka / technický kontakt - jsou předvyplněny e-mailovou adresou typu hromadně pro e-mail uloženou u organizace odběratele. Lze je zde změnit na požadovanou adresu.

Záložka 3-Teplo

• Tato záložka je aktivní pouze v případě, že je povolena na řadě smlouvy, v rámci níž je tato smlouva pořizována.
• Veškerá pole jsou pouze evidenční a nemají žádný další vliv na fungování systému. Zejména se vyplňují v případě, kdy si zákazník přeje tisknout smlouvy z Heliosu pomocí tzv. dokumentu ze vzoru.

Záložka 4-Elektřina I

• Tato záložka je aktivní pouze v případě, že je povolena na řadě smlouvy, v rámci níž je tato smlouva pořizována.
• Veškerá pole zde uvedená jsou totožná s poli, která se vyskytují na položkách smluv, jejich podronější popis tedy bude učiněn v rámci popisu položek smluv. NA hlavičce smlouvy se tato pole vyskytují hlavně jako přednastavení pro položky smluv. Pokud se tato pole vyplní, při zakládání položek smlouvy jsou tato pole předvyplněna i na nich.
• Předchozí bod platí také pro tyto záložky: 5-Elektřina II, 6-Plyn, 7-Voda.

Záložka 8-Vazby na fakturaci

• Řady faktur pro.. - Jde o pole, která se předvyplní, jsou-li zadána na hlavičce smlouvy, v rámci níž je tato smlouva pořizována. Do těchto řad se budou jednotlivé faktury generovat. Zde lze tyto řady změnit.
• Tiskový formulář pro.. - Jde o pole, ve kterých lze předem říci, jakým tiskovým formulářem bude která řada faktur tisknuta.

Záložka 9-Doplňkové informace

• Lze zadat číslo šanonu, ve kterém lze smlouvu hledat. Nemá žádnou další vazbu do systému.

Stavy smluv se jako přehled nacházejí o jednu úroveň níže pod přehledem Smlouvy. Jde o uživatelsky nastavitelný číselník, který určuje momentální tzv. Stav smlouvy. Standartně jsou nastaveny tři stavy:V přípravě, Platná, Zrušená. Každá smlouva je po svém založení automaticky ve stavu V přípravě. Do ostatních stavů se poté smlouva přepíná, a to pomocí místního menu přímo nad smlouvou (změna stavu smlouvy).

Pro každý stav smlouvy se pomocí klávesové zkratky F11 dají povolit či zakázat akce, které se se smlouvou v tom daném stavu dají nebo nedají provádět. Například stavu smlouvy V přípravě necháme povolenou editaci smlouvy a mazání smlouvy, ale zakážeme tvorbu faktur. Naopak pro stav Platná nastavíme přepínače přesně naopak.

Nastavení stavů smluv je čistě metodická záležitost. Ne každá firma vyžaduje stavy smluv používat, proto lze např. stavu V přípravě povolit úplně všechno a do dalších stavů pak smlouvu už nepřepínat. Jiné firmy naopak mohou mít práci rozdělenou na pracovníky tak, že jeden smlouvu zakládá, druhý k ní pořizuje položky s parametry, třetí smlouvu tiskne atp. V takovém případě je potřeba, aby jeden pracovník dal dalšímu pracovníkovi vědět, že si může smlouvu „převzít do své správy“, což udělá nejlépe právě přepnutím stavu, kterých může být samozřejmě víc, než jen tři.

z výše uvedeného plyne, že stavy smluv jsou si naprosto rovny a liší se pouze názvem a tím, jak si je uživatel nastaví. Přepínání smluv z jednoho stavu do dalšího je pak věcí konzultace s vývojáři, kteří musí takový přechod nastavit. V rámci takového přechodu se da zautomatizovat spousta věcí, které uživateli usnadní práci, např. se vytvoří dodatek ke smlouvě, napočítá se do něj hodnota zálohy, založí se zakázky, anebo naopak při přepínání smlouvy do stavu Zrušeno se automaticky odmaže fakturační kalendář a ukončí se jak hlavička, tak položky smluv, aniž by se vše muselo dělat ručně.

Přehled Kontrola odběrných diagramů souvisí pouze s elektřinou. Hromadně zobrazuje odběrné diagramy všech položek smluv. Lze poté zkontrolovat, zda jsou správně vyplněny. Záznam se zde zobrazí pouze v případě, že na položce inkriminovaných smluv je na záložce 3-Elektřina I uvedena úroveň napětí jako VN.

Položky smluv jako takové nemají v soudečku Energo-Smlouvy svou vlastní agendu. Dají se zobrazit pouze buď nad konkrétní smlouvou (F11), nebo po označení všech smluv hromadně pro všechny (z místního menu).

Položky smluv určují (lapidárně řečeno) kdy, kde, co a za kolik se prodává. Obsahují i spoustu dalších atributů, většina z nich se vyplňuje na Poskytované službě či na Objektu a výběřem těchto položek se atributy do položky smlouvy přenášejí (středisko, činnost, způsob výpočtu..).

Podle toho, jaká komodita se fakturuje, dají se zpřístupnit další záložky dialogového okna položky smlouvy (souvisí s nastavením řady smluv). Tyto záložky souvisí nejen se specifickými parametry, které s sebou různé komodity přinášejí, ale přímo souvisí se způsobem fakturace. Např. pro správné vyfakturování dodávky a distribuce elektřiny je na první záložce potřeba vyplnit pouze objekt a poskytovanou službu, zbytek se vyplňuje na záložce jiné.

Záložka 1-Položka

• Datum platnosti od - povinný atribut. Určuje, od kdy položka smlouvy platí, resp. od kdy se fakturuje. Toto pole tedy přímo ovlivňuje fakturaci. Zejména je potřeba dbát na správnost vyplnění tohoto pole u poskytovaných služeb, které mají časovou měrnou jednotku a přepočítávají se na dny, např. stálý plat dodávky a distribuce elektřiny, srážkové vody atp. Při pořizování položky se automaticky vyplní hodnotou pole Datum platnosti od, které je na hlavičce smlouvy. Toto pole nemůže mít nižší hodnotu, než je Datum platnosti od celé smlouvy.

• Datum platnosti do - povinný atribut. Určuje, do kdy položka smlouvy platí, resp. do kdy se fakturuje. Toto pole tedy přímo ovlivňuje fakturaci. Zejména je potřeba dbát na správnost vyplnění tohoto pole u poskytovaných služeb, které mají časovou měrnou jednotku a přepočítávají se na dny, např. stálý plat dodávky a distribuce elektřiny, srážkové vody atp. Při pořizování položky se automaticky vyplní hodnotou pole Datum platnosti do, které je na hlavičce smlouvy. Toto pole nemůže mít vyšší hodnotu, než je Datum platnosti do celé smlouvy.

• Směr prodeje - určuje, zda je položka nákupní, či prodejní. Jde o informační atribut, který nemá žádný další vliv v systému.

• Původní číslo -

• Objekt (místo plnění) - povinný atribut. Jde o vazbu do číselníku Objektů. Přímo určuje, na kterém objektu, tedy kde se poskytovaná služba prodává (viz. následující bod). Ovlivňuje fakturaci v tom smyslu, že objekt zde vyplněný se zobrazí na faktuře jako odběrné místo. Adresa vyplněná u tohoto objektu se pak na faktuře zobrazí jako adresa odběrného místa.

• Poskytovaná služba - povinný atribut. Jde o vazbu do číselníku poskytovaných služeb. Určuje poskytovanou službu, která se na daném objektu prodává (viz. předchozí bod). Ovlivňuje fakturaci v tom smyslu, že zde zvolená poskytovaná služba se objeví na faktuře včetně její měrné jednotky, DPH atp.

• Počet bytů - v případě, že je stejné pole vyplněno i na objektu, přenáší se i sem. Souvisi s bytovým hospodářstvím, jinak kromě informační hodnoty nemá žádné další vazby.
• Odchylka fakturace -
• Odchylka ceny -

• Účet nákladů/výnosů - historická záležitost, která se nyní již nepoužívá.

• Středisko účtování dokladů - vazda do číselníku středisek. Přímo ovlivňuje fakturaci v tom smyslu, že středisko zde vyplněné se propíše až na fakturu, resp. do položky faktury a lze na něj tedy účtovat. Středisko se vyplní samo po vybrání Objektu, pokud je toto na Objektu samém již předvyplněno. Zde na položce smlouvy jej lze ale změnit.

• Položka kalkulačního vzorce - přímá vazba do kalkulací.
• Činnost/Zakázka - vazna do číselníku identifikátorů zakázek.
• Zakázka - vazna do číselníku zakázek. Zakázka se přenáší na položku faktury vygenerované z této smlouvy.

• Tisk na faktuře - zaškrtávátko určující, zda položka bude nebo nebude použita pro tisk na faktuře. Nemá implicitní vliv, zaškrtávátko se zohledňuje až po konzultaci s konzultantem.

• Tisk na smlouvě - zaškrtávátko určující, zda položka bude nebo nebude použita pro tisk na smlouvě. Nemá implicitní vliv, zaškrtávátko se zohledňuje po konzultaci s konzultantem.

• Tisk historických spotřeb - určuje, jakým způsobem se bude tisknout historická spotřeba k poskytované službě této položky: Netisknout: historické spotřeby se k této položce smlouvy nebudou vůbec tisknout. Spotřebu odběrného místa: znamená, že dohledávat a tisknout se budou historické spotřeby odběrného místa bez ohledu na to, na které smlouvě toto místo figuruje a figurovalo. Bude li toto odběrné místo například součástí smlouvy fakturované jednou za rok a platné v letech 2011 a 2012 a následně je na toto odběrné místo uzavřena jiná smlouva s platností od r. 2013 a vyúčtovaná na konci roku 2013, budou se na této poslední faktuře tisknout historické spotřeby za roky 2011,2012 a 2013. Pouze spotřebu smlouvy: znamená, že dohledávat a tisknout se budou pouze historické spotřeby odběrného místa platné pro tuto smlouvu. Při analogii s použitím předchozího případu by se při stejné situaci na faktuře z r. 2013 tiskla pouze historická hodnota z r. 2013.

• Zálohovat - je možné zvolit jednu ze tří voleb: Nezálohovat, zálohovat bez DPH, zálohovat s DPH. Volba určuje, jakým způsobem se bude s položkou smlouvy zacházet co se týče stanovování záloh k ní. Buďto se k ní žádná výše zálohy počítat nebude, nebo bude a pak se určuje, zda výše takové zálohy bude s DPH nebo bez. V naprosté většině případů se zálohuje s DPH. Přímo ovlivňuje cenový dodatek ke smlouvě a v druhém pádu také výši měsíčních záloh v fakturačním kalendáři. Lze přednastavit na poskytované službě, která s sebou toto nastavení nese na položku smlouvy. Lze následně změnit.

• Vybírat i ceníky souvisejících položek - zaškrtnutím této možnosti budete moci vybrat k položce smlouvy i jiné ceníky (sazbové skupiny), než jen ty, které jsou umístěny nad právě vybranou poskytovanou službou.

• Způsob výpočtu zálohy - jakým způsobem se na položku stanoví roční výše zálohy, viz. též Poskytované služby, na které lze toto pole přednastavit. Lze následně změnit.

• Rozložení zálohy ve fakturačním kalendáři - volba uplatňovaná v případě, když požadujeme, aby se záloha na tuto položku smlouvy rozložila v roce jinak, než je definováno na hlavičce smlouvy (pole Výpočet výše záloh). Zejména se uplatňuje v případě, kdy volba Výpočet výše záloh je na hlavičce smlouvy nastavena na Podle předpokládané fakturace. Ovlivňuje tedy výši záloh v jednotlivých měsících v Fakturačním kalendáři.

• Ceník záloh - vazba do sazbových skupin. Určuje, jaká sazba bude použita pro stanovení zálohy na položku, viz. příklad výše.

• Procento zálohy - opět souvisí se stanovením výše zálohy na položku. Jednoduše řečeno pokud systém vypočítá nějakou hodnotu zálohy, následně jí ještě vynásobí procentem. Použijeme-li výše uvedený příklad, vezmeme jeho výsledek, což je měsíční výše zálohy a ta se vynásobí polem Procento zálohy děleno 100.

• Struktura spotřeby - souvisí s křivkami odběrů, viz dále. Používá se pouze v případě, je-li na hlavičce smlouvy volba Výpočet výše záloh nastavena na hodnotu Podle křivky odběrů. Jde o přednastavenou definici, podle které se má výše zálohy na položku v roce rozložit v rámci konkrétní křivky odběru. Pole se vyplní samo, pokud je předvyplněno na poskytované službě. Lze změnit.

• Způsob výpočtu vyúčtování - souvisí s fakturací. Pole se vyplní samo, pokud je předvyplněno na poskytované službě. Lze změnit.

• Počet přepočtů do roka - historické pole, nyní již není používané.

• Pevná cena vyúčtování/Pevná částka - V případě, že je zvolen Způsob výpočtu vyúčtování jako Pevná částka, zobrazí se pole s názvem Pevná cena vyúčtování. Vyplněná hodnota je následně fakturována. Používá se zejména pro poskytované služby s časovou měrnou jednotkou, např. měsíc, rok atp. Typickou službou fakturovanou pevnou částkou je např. nájemné. V případě, že je zvolen Způsob výpočtu vyúčtování jako Ceník x pevná hodnota, zobrazí se pole s názvem Pevná hodnota. Jinými slovy pole zůstává stejné, mění se jen jeho název. Používá se ve chvíli, kdy chceme fakturovat hodnotu, která vznikne vynásobením hodnoty z ceníku a hodnotu zapsanou právě do pole Pevná hodnota.

• Sleva z ceníku 1 - údaj se zadává v procentech. V případě jeho vyplnění se sazba z vyplněného ceníku při aktualizaci fakturačních podkladů poníží o zadané procento.

• Ceník běžného vyúčtování/výsledného vyúčtování - vazba do sazbových skupin. Objevuje se v závislosti na nastavení pole Četnost fakturace na hlavičce smlouvy. Při použití četnosti 1,2,3,4,6,12 se objeví nápis Ceník běžného vyúčtování, při použítí četnosti 2+1,3+1,4+1,6+1,12+1 se objeví nápis Ceník výsledného vyúčtování. Viz též Upozornění v sekci Řady Smluv.

• Položku nezahrnovat do zúčtování - zaškrtávátko určuje, zda se má položka smlouvy zahrnout do zúčtovaní v případě, že se v rámci smlouvy zúčtovací faktury vystavují. Typicky se používá v případě, kdy se na smlouvě vyskytují položky teplo, elektřina, voda. Jelikož se zúčtovává pouze teplo, zaškrtne se toto pole pouze u položky související s teplem, u ostatních se ponechá nezaškrtnuté.

• Ceník předběžného vyúčtování - vazba do sazbových skupin. Zobrazí se pouze v případě, je-li na hlavičce smlouvy v poli Četnost fakturace jedna z voleb 2+1,3+1,4+1,6+1,12+1. Používá se pro předběžné vyúčtování v roce.

• Ceník dohadných podkladů - vazba do sazbových skupin. Používá se pro výpočet tzv. dohadných podkladů, tedy v případě, kdy se nefakturuje, ale uživatel by rád věděl, kolik by se bývalo fakturovalo, kdyby se bylo bývalo fakturovalo.

Záložka 2-Teplo

• Vyplnění těchto polí má pouze informativní charakter a může ovlivňovat filtraci přehledu či tisk smluv.

Záložka 3-Elektřina I

Následující parametry svou kombinací určují sazby distribučních položek elektřiny, viz. distribuční ceníky.

• Provozovatel elektřiny - vazba do číselníku Provozovatelé elektřiny a plynu. Určuje distributora.
• Distribuční sazba - vazba do číselníku Distribuční sazby elektřiny. Určuje jednu ze sazeb pro fakturaci nízkého napětí (NN).
• Úroveň napětí - volba mezi hodnotami NN - nízké napětí, VN - vysoké napětí, VVN - velmi vysoké napětí, ZVN - zvlášť vysoké napětí.
• Měření na straně - volba, zda se měří na straně NN či VN.
• Kategorie jističe - vazba do číselníku Kategorie jističů elektřiny. Určuje jistič NN.
• Hlavní jistič - vyplňuje se hodnota jističe, pokud je hodnota Kategorie jističe zvolena jako Dle instalovaného příkonu.

Následující pole určují, které z distribučních služeb (a daň z elektřiny) se budou či nebudou fakturovat. Zahrnuty jsou jak distribuční služby NN, tak VN: Uplatnit cenu za rezerv. kapacitu, Uplatnit cenu za vícenáklady, Uplatnit cenu za činnost operátora trhu, Daň z ELE, Uplatňovat systémové služby dle písmene, Jednosložková cena za služby sítí, Uplatnit cenu za decentrální výrobu, Vlastní výroba, Uplatnit cenu za rezerv. příkon. Toto nastavení rovňěž přímo souvisí s tzv. rozpadem služeb, viz. také poskytované služby. Poskytovaná služba, kterou zvolíme na první záložce, musí mít tzv. rozpad. To znamená, že jí budou podřízeny další služby, které co do názvů budou korespondovat právě s výše uvedenými poli. Nastavením jednotlivých polí se zapne nebo vypne fakturace příslušné služby.

Následující parametry ovlivňují cenu tzv. dodávkových služeb elektřiny:

• Ceník pro tarif VT - vazba do sazbových skupin. Určuje cenu za dodávku elektřiny ve vysokém tarifu.
• Ceník pro tarif NT - vazba do sazbových skupin. Určuje cenu za dodávku elektřiny v nízkém tarifu.
• Ceník pro měsíční sazbu - vazba do sazbových skupin. Určuje cenu za stálý plat dodávky elektřiny.
• Ceník NN - vazba do tabulky Ceníky NN.

Záložka 4-Elektřina II

Tato záložka souvisí s fakturací KVET a OZE.

• Předpokládané množství [MWh/rok] - předpokládané množství vyrobené elektřiny. Nemá žádný další vliv v systému.
• Druh podpory KVET a OZE - výběr z možností OZE, KVET, KVET + OZE.
• Zdroj KVET - výběr výkonu zdroje.
• Druh ceny OZE - volba Výkupní cena nebo Zelený bonus.
• Druh OZE - vazba do číselníku Obnovitelné zdroje pro výrobu elektřiny.

Zbývající informace (doplňkové informace) jsou volná pole použitelná např. pro filtraci v přehledu a nemají žádný další vliv na fungování systému.

Záložka 5-Plyn

Tato záložka souvisí s fakturací plynu. Podobně jako u elektřiny tato pole ovlivňují ceny za distribuční služby.

• Provozovatel plynu - vazba do číselníku Provozovatelé elektřiny a plynu. Určuje distributora.
• Kategoria zákazníka - vazba do číselníku Kategorie konečného zákazníka. Určuje kategorii (maloodběratel, střední odběratel, velkoodběratel) a roční odběr.
• Denní přidělená pevná kapacita - denní přidělená pevná kapacita v tis.m3.
• Předpokládané množství [MWh/rok] - předpokládané odebrané množství plynu za rok.
• Charakter odběru - volba mezi L, Z1, Z2.
• Připojení k síti - volba mezi místní sítí a dálkovodem.
• Ekologická daň - volba, zda se ekologická daň má nebo nemá fakturovat.

Ostatní pole souvisí s cenou za dodávkové služby plynu. Vždy záleží na konkrétní smlouvě, jak je postavena co všechno se fakturuje.

Záložka 6-Voda

Tato záložka souvisí s fakturací vodného, stočného a srážkových vod.

Pole v rámečku Vodné, stočné, srážkové vody:

• Vodné - volby ne, ano - měřením, ano paušálem. Určuje, jakým způsobem bude fakturováno. V případě zvolení volby ano - paušálem se aktivuje rámeček vodné, stočné a v něm další pole související nastavením paušálů, viz dále.
• Středisko vodné - vazba do číselníku středisek. Má přímou vazbu na fakturaci v tom smyslu, že pokud se vyplní, poskytovaná služba vodného bude mít na faktuře vyplněno právě toto středisko poté, co dojde k vygenerování faktury.
• Ceník vodného - vazba do číselníku Sazbových skupin.
• Stočné - volby ne, ano - měřením, ano paušálem. Určuje, jakým způsobem bude fakturováno. V případě zvolení volby ano - paušálem se aktivuje rámeček vodné, stočné a v něm další pole související nastavením paušálů, viz dále.
• Středisko stočné - vazba do číselníku středisek. Má přímou vazbu na fakturaci v tom smyslu, že pokud se vyplní, poskytovaná služba stočného bude mít na faktuře vyplněno právě toto středisko poté, co dojde k vygenerování faktury.
• Ceník stočného - stejné nastavení, jak u ceníku vodného, viz. výše.
• Srážkové vody - volby ne, ano. Určuje, zda se fakturují srážkové vody či nikoliv. V případě zvolení volby ano se aktivuje rámeček Srážkové vody a v něm další pole související s nastavením srážkových vod.
• Středisko srážkových vod - vazba do číselníku středisek. Má přímou vazbu na fakturaci v tom smyslu, že pokud se vyplní, poskytovaná služba srážkových vod bude mít na faktuře vyplněno právě toto středisko poté, co dojde k vygenerování faktury.

Veškerá pole v rámečku Parametry měřícího místa mají pouze informativní charakter.

Pole v rámečku Vodné, stočné se vyplňují kvůli stanovení roční spotřeby vody:

• Účel vodného - informativní pole nemající vliv na fakturaci.
• Původ stočného - informativní pole nemající vliv na fakturaci.
• Zdroj stočného - informativní pole nemající vliv na fakturaci. Možno vybrat ze dvou hodnot: vodovod, vlastní zdroj.
• Druh potřeby vody 1 - vazba do číselníku Druhy potřeby vody. Jde o číselník vycházející z legislativy a jsou v něm obsažena směrná čísla roční spotřeby vody. Přímo ovlivňuje fakturaci, neboť spolu s dalšími poli stanovuje spotřebu vody v m3, která násobena ceníkem dává fakturovanou hodnotu.
• Využití 1 - číslo udávané v procentech. Do dalšího zpracování jde zde uvedená procentuelní část směrného čísla zvoleného v předchozím bodu.
• Počet Osob 1 - absolutní číslo. Násobí se jím výsledek předchozího.
• Odůvodnění 1 - prostý text nemající vliv na fakturaci.

• Druh potřeby vody 2 - vazba do číselníku Druhy potřeby vody. Jde o číselník vycházející z legislativy a jsou v něm obsažena směrná čísla roční spotřeby vody. Přímo ovlivňuje fakturaci, neboť spolu s dalšími poli stanovuje spotřebu vody v m3, která násobena ceníkem dává fakturovanou hodnotu.
• Využití 2 - číslo udávané v procentech. Do dalšího zpracování jde zde uvedená procentuelní část směrného čísla zvoleného v předchozím bodu.
• Počet Osob 2 - absolutní číslo. Násobí se jím výsledek předchozího.
• Odůvodnění 2 - prostý text nemající vliv na fakturaci.

• Potřeba vody na rok - je součtem výsledků potřeby vody 1 a potřeby vody 2.

Pole v rámečku srážkové vody:

• Plocha druh A - Zadává se plocha střechy druhu A v m2. Přímo ovlivňuje fakturaci.
• Plocha druh B - Zadává se plocha střechy druhu B v m2. Přímo ovlivňuje fakturaci.
• Plocha druh C - Zadává se plocha střechy druhu C v m2. Přímo ovlivňuje fakturaci.
• Úhrn srážek - úhrn srážek na lokalitu. Je nutné vyplňit u střediska srážkových vod.
• Redukovaná plocha - výsledek předchozích výpočtů bez započítání úhrnu srážek.
• Součet srážkových vody - výsledek předchozích výpočtů včetně započítání srážkových vod.

Záložka 8-Doplňkové informace

Tato záložka slouží k nastavení definic grafů pro tisk na faktuře.

Měřidla položky smlouvy je přehled, ve kterém dochází k propojení měřidel s položkou smlouvy. Určuje se, od kdy které měřidlo položku smlouvy měří. Měřidla se zde dají sčítat, odčítat, případně násobit různými koeficienty, např. kvůli rozdělení náměru jednoho měřidla mezi více fakturovaných subjektů. Nejde o zásah do fyzické podoby měřidla nebo o jeho výměnu, to vše je řešeno v soudečku Energo – měření. V tomto přehledu jde skutečně čistě jen o to říci dané položce smlouvy, odkud si má brát spotřeby pro to, aby byla správně vyfakturována. Měřidla položky smlouvy lze zobrazit volbou F11 nad položkou smlouvy.

• Objekt - needitovatlené pole. Objekt je již předvyplněn podle toho, jaký objekt je zvolen na položce smlouvy, nad kterou jsou měřidla položky smlouvy zobrazena.
• Datum platnosti od - učruje, od kdy měřidlo měří danou položku smlouvy. Toto datum nesmí být menší, než je Datum platnosti od položky smlouvy.
• Datum platnosti do - určuje, do kdy měřidlo měří danou položku smlouvy. Toto datum nesmí být větší, než je Datum platnosti do položky smlouvy.
• Měřící místo - vazba do číselníku měřících míst. Zobrazí se pouze ta měřící místa, která jsou navázána k předvyplněnému objektu. Určuje měřící místo, na kterém je osazen požadovaný měřák.
• Číslo dimenze - vazba do číselníku Dimenzí.Zobrazí se pouze ty dimenze, které souvisí s měřícím místem vyplněným v předchozím kroku. Určuje konkrétní dimenzi měřidla, jejíž hodnoty spotřeby mají na položku padat.
• Počáteční stav - historické pole, nyní se již nepoužívá.
• Konnečný stav - historické pole, které se již nepoužívá.
• Násobitel - lze vyplnit reálná čísla v intervalu od -1 do 1 kromě nuly. Tímto číslem je násobena spotřeba naměřená na dimenzi vybrané v předchozím kroku.
• Tisk na fakturu - volba Podrobně: vytiskne veškeré měření, tedy jak to související s právě vyplňovaným formulářem, tak i veškeré ostatní související měření, které je např. zdrojem pro výpočet. Volba Jen přímé měření: vytiskne se pouze měření související s právě vyplňovaným formulářem. žádná jiná měření, např. ta sloužící jako zdroj pro výpočet hodnot, se nevytisknou. Volba Jen spotřeba přímého měření: stejné, jako předchozí volba, ovšem bude vynechán i počáteční a konečný stav měřidla a tisknout se bude skutečně jen spotřeba. Volba Bez měření: dané měřidlo se na faktuře nebude tisknout vůbec.

Agenda plán prodeje slouží, jak už název napovídá, k naplánování přibližných spotřeb na položce smlouvy na další období. Tedy na období, ve kterém ještě neexistuje skutečné měření. Plán prodeje lze zadat buď ručně, nebo jej lze sestavit ze skutečně naměřených hodnot minulých období pomocí zabudované funkce. Takové hodnoty pak lze uživatelsky doupravit pomocí korekcí.

Jak bylo již řečeno, plán prodeje lze pořídit dvěma způsoby. Jedním z nich je vytvořit plán prodeje na základě již existujících hodnot v systému. To lze provést v místníjm menu nad položkou smlouvy volbou *Měření - Sestavit plán prodeje. V objevivším se dialogovém okně je potřeba vyplnit:

• Plánovat na rok - výběr z číselníku období. Určuje, na jaký rok chcete plán prodeje vytvořit.
• Vyjít z roku - výběr z číselníku období. Určuje, z jakého roku chcete použít hodnoty pro vytvoření plánu prodeje.
• Zdrojové hodnoty - vybírá se, odkud se mají hodnoty vzít. Možnosti jsou: naměřené - vychází z hodnot naměřených na měřidlech připojených k položce smlouvy, přepočtené - vychází z přepočtených hodnot v soudečku Energo - měření vztažených k měřidlům této položky smlouvy, plánované - vychází z plánu prodeje, fakturační podklady - vychází z podkladů pro fakturaci pro tuto položku smlouvy, dohadné podklady - vychází z dohadných podkladů pro tuto položku smlouvy.
  

Dalším způsobem je pořídit plánované hodnoty ručně. To lze provést v místním menu nad položkou smlouvy volbou *Měření - plán prodeje hromadně. V přehledu Plán prodeje pak lze volbou Nový pořídit plán prodeje, případně volbou Oprava editovat již existující plán prodeje (například vygenerovaný předchozím způsobem):

• Období - výběr z měsíčních období (plánuje se po měsících).
• Měřící místo a dimenze položky smlouvy - výběr z měřících míst připojených k položce smlouvy a souvisejících dimenzí.
• Uplatnit korekci - zaškrtávátko. Pokud je zaškrtnuto, násobí se hodnota v poli Výchozí hodnota hodnotu v poli Korekce. Tato pole se předtím ještě aktivují s polu s polem Důvod korekce.
• Výchozí hodnota - výchozí hodnota před korekcí. Aktivuje se zaškrtávátkem Uplatnit korekci.
• Korekce - hodnota, kterou se násobí výchozí hodnota.
• Důvod korekce - textové pole pro odůvodnění.
• Plánovaná hodnota - je-li zaškrtávátko uplatnit korekci neaktivní, vyplňuje se planovaná hodnota přímo do tohoto pole. Je-li zaškrtávátko uplatnit korekci aktivní, není pole přístupno pro editaci a výsledek je do něj spočten.

Plán prodeje se používá zejména ke stanovování výše zálohy na položku smlouvy a také pro předběžné kalkulace.

Odběrový diagram souvisí s prodejem elektřiny a vyplňuje se v něm Rezervovaná kapacita měsíční, Rezervovaná kapacita roční a Smluvené množství. Zdrojem dat může být buď ruční zadání, nebo DUF (OTE).

Nad každou smlouvou existuje přehled jejích tzv. dodatků, nebo též cenových dodatků. Jedná se o záležitost, která v sobě sdružuje tyto základní atributy:

• nastavení záloh
• potvrzování změn ve smlouvě
• platnost dodatku spolu s aktivním obdobím zpracování implikuje rozmezí fakturačního kalendáře
• bez dodatku neexistuje fakturační kalendář
• položka smlouvy nezahrnuta do dodatku nebude nikdy fakturována.

Dodatek nabývá tří stavů: v přípravě, platný, ukončený. Každá smlouva může mítvíce dodatků ukončených, ale pouze jeden dodatek platný a jeden dodatek v přípravě.

Přehled dodatků ke smlouvě se zobrazí v místním menu volbou Smlouva - Zobrazit dodatky nebo kombinací kláves ctrl+D11. Pořízení nového dodatku ke smlouvě se děje pomocí volby Nový v menu:

• Datum platnosti od - udává, od kdy dodatek platí. Pokud jde o první dodatek na smlouvě vůbec, toto pole nelze editovat a nastaví se mu platnost převzatá z hlavičky smlouvy. V případě, že jde o tvorbu již druhého (a více) dodatku, je pole editovatelné a datum volí uživatel (udává se takové, od kdy má platit konkrétní změna smlouvy, což je snaha o kopírování skutečnosti). Zároveň se ke dni předešlému tomuto datu automaticky ukončí předchozí platný dodatek.
• Datum platnosti do - udává, do kdy dodatek platí. Pole je needitovatelné. Při pořizování dodatku se mu nastaví virtuální nekonečná hodnota. Změna tohoto pole je provedene pouze v případě založení dalšího dodatku, viz. předchozí případ.
• Počet záloh v období - přednastavení z hlavičky smlouvy. Lze editovat.
• Roční výše zálohy - sumarizační pole needitovatelné. Číslo je výsledkem součtu vypočtených záloh na jednotlivé položky smlouvy, viz. dále.
• Četnost záloh měsíční - přednastavení z hlavičky smlouvy. Lze editovat pouze v případě, že pole Roční výše zálohy má hodnotu 12. Může nabývat pouze hodnot 1,2 nebo 3. Dle zvolené četnosti se objeví nebo zmizí další pole pro editaci zálohy. Tato pole jsou:
• Měsíc - měsíc placení zálohy
• Den - den placení zálohy
• Procento měsíční zálohy - procentuelně říká, jak se má rozdělit měsíční vypočtená částka v měsíci.
• Rozdělovat přijaté zálohy poměrem mezi odběrná místa - souvisí se zúčtováním záloh. V případě, že smlouva má více odběrných míst a odběratel platí zálohy (samozřejmě za všechna odběrná místa), může dojít k tomu, že dojde k vyúčtování pouze jednoho odběrného místa. V takovém případě by systém do tohoto zúčtování zahrnul všechny zaplacené zálohy. V případě zaškrtnutí tohoto zaškrtávátka dojde k tomu, že v zálohách bude zúčtována pouze poměrná část záloh odpovídající jednomu odběrnému místu.
• Popis - jakýkoliv popis k dodatku (např. v čem všem došlo ke změně na smlouvě atp.).

Aby dodatek nabyl platnosti a provedly se veškeré změny, je potřeba jej přes místní menu schválit.

Po vyplnění všech polí a uložení záznamu je nyní dodatek ve stavu v přípravě. V případě, že jde o smlouvu, kde odběratel platí zálohy, je potřeba nastavit tzv. Cenové podmínky pro položky smlouvy. Ty se zobrazí v místním menu nad cenovým dodatkem volbou Dodatek - Cenové podmínky, nebo klávesovou zkratkou F11.

V cenových podmínkách se nepořizují nové záznamy. Záznamy již existují a je jich tolik, kolik je na smlouvě položek smlouvy platných v rámci platnosti cenového dodatku. Každý záznam tak odpovídá jedné položce smlouvy a tedy ke každé položce smlouvy lze upsat její roční výši zálohy. Toto se děje pomocí volby Oprava nad každým záznamem:

• Výše zálohy v minulém dodatku [Kč/Rok] - needitovatelné pole, které informuje o tom, jaká roční výše zálohy byla naposledy na položku stanovena.
• Koeficient změny zálohy vůči předchozímu dodatku - zadání koeficientu v procentech. Způsobí, že nová roční výše zálohy na položku bude zadané procento hodnoty předchozího pole.
• Výše poslední fakturace přepočtená dle vah - kolik bylo naposledy fakturováno.
• Koeficient změny zálohy - zadání koeficientu v procentech. Způsobí, že nová roční výše zálohy na položku bude zadané procento hodnoty předchozího pole, tedy pole Výše poslední fakturace přepočtená dle vah.
• Navržená výše roční zálohy (zaokrouhleno) - výše navržená systémem dle fakturace předchozího roku.
• Výše zálohy v minulém dodatku [Kč/Měsíc] - needitovatelné pole, které informuje o měsíční výši zálohy v předchozím dodatku.
• Průměrná výše měsíční fakturace dle vah - ukazuje průměrnou měsíční fakturaci (kdyby existovala). Pomůcka pro stanovení zálohy.
• Navržená výše měsíční zálohy - na základě dat v systému systém sám navrhne měsíční výši zálohy.
• Roční výše zálohy - je výsledkem buď kombinace některých z předchozích polí, nebo lze vyplnit přímo ručně. Toto pole tvoří roční výši zálohy, která se stává součástí součtu, který vstupuje do cenového dodatku.

Aggenda Křivky odběrů slouží k nastavení křivek, podle kterých se rozloží vypočtená záloha v roce. Přímo tedy souvisí s tvorbou záloh. Křivky odběrů jsou jednou ze čtyř možností, kterak zálohy v roce rozložit, viz. Smlouvy - záložka2-Placení - Výpočet výše záloh.

Křivky odběrů a jejich uplatnění závisí na dvou nastaveních:

• Je-li na smlouvě v případě výpočtu výše záloh zvoleno Podle křivky odběrů.
• Na poskytované službě musí být správně zvolena Křivka odběru, viz. níže.

Pořízení křivky odběrů se děje pomocí tlačítka Nový v hlavním menu. Vyplňuje se název a popis, žádná jiná pole v dialogovém okně nejsou.

Jde o číselník, ve kterém se definují složky křivek odběrů. Lapidárně řečeno jde číselník, v němž se pro teplo bude nacházet např. TÚV, ÚT, TÚV+ÚT. Každá tato složka může být použita na více křivkách odběrů s tím, že na každé křivce může mít jiné rozložení. Ke křivce odběru se složka křivky odběru připojí pomocí tzv. Definice křivky odběrů.

Tato agenda se zobrazí z místního menu volbou Zobrazit - Definice křivky odběru. Slouží pro definici samotné křivky odběru, a to tím způsobem, že se zde každé křivce odběru nadefinuje její definice pro různé složky. Jinými slovy definujeme, jak se pro danou křivku odběru má chovat TUV, UT, TUV+UT apod. Při pořizování definice se vyplňují následující pole:

• Složka křivky odběru - vazba do číselníku složek křivky odběru. Určuje, pro jakou složku nastavujeme rozložení.
• Platnost od roku - od jakého roku definice v rámci této křivky platí.
• Do - do jakého roku definice v rámci této křivky platí.
• Nastavení podílů pro jednotlivé měsíce - nastavuje samotné rozložení v roce. Lze použít jakákoliv celá čísla.

Fakturační kalendář je přehled v soudečku Energo - smlouvy. Zde zobrazuje fakturační kalendář přes všechna období všech smluv. Fakturační kalendář konkrétní smlouvy lze zobrazit přímo nad smlouvou přes místní menu, nebo stisknutím F12.

Každý záznam ve fakturačním kalendáři reprezentuje jeden měsíc jednoho roku, tedy měsíční období. Rozmezí fakturačního kalendáře závisí na platnosti smlouvy a platnosti období zpracování. Fakturační kalendář nemůže existovat bez platného dodatku ke smlouvě. V případě provedené změny na smlouvě se tato změna přenese do fakturačního kalendáře jeho přegenerováním (ctrl +F12, nebo volbou v místním menu). Provedené změny se provedou pouze v období platnosti platného dodatku. Období platnosti předchozích ukončených dodatků (pokud existují) se neberou v potaz.

Fakturační kalendář slouží zejména k následujícím věcem:

• sledování, případně úprava předpisu záloh
• sledování o úhradách záloh (propojení s účetnictvím) pro neúčetního uživatele
• tvorba podkladů pro fakturaci a fakturace (běžná, předběžná, výsledná - zúčtovací), kontrola podkladů a navázaných měření, případná úprava podkladů před fakturací
• tvorba a sledování dohadných podkladů (např. kvůli statistikám)
• tvorba opravných podkladů a opravných daňových dokladů

Tvorba podkladů k fakturaci a fakturace se dá provádět nejen jednotlivě, ale také hromadně. Veškerá práce s fakturačním kalendářem závisí víceméně na jeho nastavení co se do zobrazovaných sloupců týče, a to tak, aby fakturační kalendář skutečně sloužil a poskytoval potřebné informace. V případě potřeby existuje možnost každý řádek fakturačního kalendáře editovat a nastavit individuálně, zda v daném měsíci má či nemá být záloha či fakturace. Prvotní nastavení se nese z hlavičky smlouvy dle nastavení četnosti záloh a četnosti fakturace, nicméně mohou se vyskytnout anomálie, které nastavení na hlavičce smlouvy neumí obsáhnout, a proto je nutný ruční zásah do fakturačního kalendáře.

Odobí zpracování je číselník, který vychází ze základu Helios Orange ze soudečku Pomocné číselníky - Období. Jeho úkolem je ohraničit časový úsek, během kterého bude fungovat mimo jiné:

• Generování šablony měření
• Generování fakturačního kalendáře

Období zpracování se vytváří pomocí funkce v místním menu - *Editace - Generování měsíčních období. Funkce se nejprve podívá do období standardu Heliosu, zjistí změny a pokud se objevilo období nové, založí i v Energu nové období zpracování. Podmínkou pro to, aby se kromě období samotného vytvořily i měsíční období zpracování je, aby ve standardu Heliosu existovaly také období stavu.

Měsíční období lze zobrazit nad konkrétním obdobím v místním menu volbou *Měsíční období - Měsíční období. Tímto způsobem se zobrazí měsíční období pouze k e zvolenému období zpracování. Existuje rovněž možnost zobrazit všechna měsíční období přes všechna období hromadně, a to rozkliknutím stromečku rozpadu v levém menu přímo u Období zpracování.

Každé měsíční období nabývá tří stavů:

• Připraveno
• Povoleno
• Uzavřeno

Stavu Připraveno nabývá měsíční období okamžitě po svém vygenerování. Do tohoto období nelze generovat měření ani vytvářet fakturační kalendář. Tyto akce lze provádět pouze v období, které je ve stavu Povoleno. Do tohoto stavu se období přepne pomocí místního menu volbou Platnost období - Otevření období. Období, které již nechcete v systému používat, můžete uzavřít v místním menu volbou Platnost období - Uzavření období. D tohoto období nelze (stejně jako do období ve stavu Připraveno) generovat měření, ani vytvářet fakturační kalendář.

Každé měsíční období lze také nastavit jako Aktivní pro kontroly, či Neaktivní pro kontroly - přes místní menu volbou *Kontrola období - Nastavit jako aktivní pro kontroly, případně Nastavit jako neaktivní pro kontroly. Pokud se ob dobí označí jako aktivním pro kontroly, znamená to:

• přepočítání sloupců nad odběrnými místy, které souvisí s fakturací (např. datum poslední fakturace atp.)
• v tomto období budou spouštěny kontroly při tvorbě podkladů pro fakturaci, pokud takové kontroly budou aktivní.