Energo - Hromadné změny

V hlavní nabídce systému byl vytvořen modul Energo - Hromadné změny, který slouží pro import dat z excelu do jednotlivých přehledů v systému. V rámci tohoto modulu budou postupně doplňovány přehledy, které import dat umožňují.

Modul v současné době obsahuje tyto přehledy:

• Položky smlouvy,
• Ceny energií a médií,
• Kontaktní osoby.

Přehled Položky smlouvy - Hromadné změny¹⁾ umožňuje hromadný import dat z excelu do přehledu Položek smluv²⁾.

Nad přehledem lze spustit tyto akce:

• Načíst data z Excelu,
• Zapsat údaje do položek smluv,
• Zrušit záznam.

Importovat lze libovolný počet sloupců.

Akce Načíst data z Excelu³⁾ otevře dialogové okno pro výběr excelovského souboru s daty pro import.

Soubor musí obsahovat následující:

1. Záložku s názvem Import Energo.
2. Povinný sloupec Systémové číslo položky smlouvy.
3. Názvy polí, které chce uživatel importovat – musí být uvedeny na prvním řádku Excelu. Seznam polí položek smluv, jejichž import je podporován, je uveden níže. Názvy polí musí odpovídat (tolerovány jsou rozdíly v mezerách před + za názvem a velká + malá písmena). Vložením prázdného sloupce nebo řádku lze ohraničit data, která při načítání nebudou brána v úvahu. Každý podporovaný sloupec se v Excelu smí vyskytovat maximálně jednou.
4. Hodnoty polí.

Po výběru souboru se do procesního okna vypíší všechny nalezené (podporované i nepodporované) sloupce z Excelu.

Následně se načítají jednotlivé hodnoty sloupců. Ty procházejí kontrolou, zda jejich typ odpovídá definovanému (celé číslo, desetinné číslo, datum, textový řetězec). Pokud hodnota nesplní kontrolu, přeskočí se.

Pokud v procesním okně není vypsána žádná chyba, vytvoří se v přehledu Položky smlouvy – Hromadné změny prázdný řádek. V opačném případě se řádek vytvoří také, ale do sloupce Popis chyby se vyplní názvy sloupců v Excelu obsahující chybu.

Dále uživatel nad vytvořeným řádkem spustí akci Zapsat údaje do položek smluv⁴⁾.

Některé hodnoty musí splňovat určité podmínky pro zápis. Procesní okno informuje uživatele o jejich splnění.

Po úspěšném zapsání hodnot se u záznamu v přehledu zatrhne příznak Zapsáno a řádek je přesunut do Archivu⁵⁾.

• Datum se zapíše podle hodnoty z Excelu, čas se nikdy nezapisuje.
• Text se zapíše podle hodnoty v Excelu, přebytečné mezery před a za textem budou odstraněny.
• Desetinné číslo se zapíše podle hodnoty v Excelu, počet desetinných míst se přizpůsobí definici v Heliosu

• Celé číslo se zapíše přesně podle hodnoty v Excelu.
• Konverze se vždy ukládá hodnotou podle definice v Heliosu, v Excelu lze použít libovolné jednoznačné označení (jak před znakem =, tak za ním),

• Odkaz se ukládá vždy hodnotou ID, která se dohledává podle vyjmenovaných polí návazné tabulky.

Popis zde.

Do číselníku Kontaktní osoby⁶⁾ lze hromadně importovat data z excelu. Import se provádí v přehledu Kontaktní osoby - Hormadné změny, který je součástí modulu Energo - Hromadné změny.

Soubor MS EXCEL musí mít požadovanou strukturu:

• První řádek obsahuje názvy sloupců, které se musí shodovat s veřejnými názvy sloupců v Heliosu.
• Soubor musí obsahovat sloupec Systémové číslo kontaktní osoby, případně Číslo pasu. Alespoň jeden z nich musí být u každého záznamu vyplněn.
• Záložka v Excelu, která obsahuje data pro import musí být pojmenována Helios Orange - Kontaktní osoby.
• Importovat je možné tyto atributy:

Zobraz seznam atributů

Příklad vzorového excelovského souboru:

Uživatel může tímto způsobem zakládat nové kontaktní osoby, případně měnit údaje u již existujících osob. Import a synchronizace jsou řízeny na základě atributu Systémové číslo kontaktní osoby, příp. Číslo pasu (není-li předchozí vyplněno).

Import spustí uživatel akcí Načíst data z Excelu⁷⁾. Poté je vyzván k vybrání zdrojového souboru. O průběhu importu je informován v procesním okně. Systém nejprve zkontroluje existenci sloupce Systémové číslo kontaktní osoby, případně Číslo pasu. Poté kontroluje názvy všech sloupců typ zadaných hodnot, zda vše odpovídá očekávanému (např. ve sloupci Rodinný stav systém očekává číselnou hodnotu, která vyjadřuje konverzi: 0 = svobodný(-á), 1 = ženatý (vdaná), 2 = rozvedený(-á) …).

Stav po importu:

Po naimportování uživatel provede kontrolu načtených dat a může spustit akci Zapsat údaje do kontaktních osob⁸⁾. Po zapsání dojde k zatržení pole Zapsáno a záznam je přesunut do archivu⁹⁾.