Obsah

Smlouvy metodika

Druhy poskytovaných služeb

Druhy poskytovaných služeb tvoří skupiny, do kterých lze zařadit jednotlivé poskytované služby. Zpravidla se tyto skupiny tvoří dle komodit, tedy teplo, elektřina, plyn, voda, ale není nutno se tohoto pravidla držet. Aby bylo lze pořídit druh poskytované služby, musí existovat Skupina karet v modulu Sklady / Kmenové karty Heliosu iNuvio.

Poskytované služby

Pro založení poskytovaných služeb musí být vyplněny agendy Druhy poskytovaných služeb ze soudečku Energo-smlouvy a Kmenové karty z modulu Sklady.

Poskytované služby jsou tím, co se prodává a v některých případech i nakupuje. Vždy záleží na konkrétní firmě, jaké služby prodává, respektive za co jí její zákazníci platí. Zpravidla se při plnění tohoto číselníku vychází z toho, co se objevuje na faktuře. Číselník se plní zejména po dohodě s konzultantem a v naprosté většině případů se po naplnění již needituje. Výjimkou mohou být situace, kdy například firma obchoduje s elektřinou a dodatečně získá i licenci na obchod s plynem, nebo pokud se například teplárenská firma rozhodne svým zákazníkům podrobněji rozepisovat, za co platí, tedy místo jednotné položky Prodej tepla zahrnující veškeré teplo zavede nové položky Prodej tepla ÚT a Prodej tepla TUV.

Záložka 1-Služba

Příklad:
Poskytovaná služba prodej tepla paušál má měrnou jednotku měsíc a sazbu 100 Kč/měs. V případě nastavení tak, aby se fakturovala každá započatá měrná jednotka, se bude od 15.1.2021 do 15.3.2021 fakturovat částka 300 Kč. V případě nastavení tak, aby se časová jednotka přepočítávala na dny, se bude fakturovat částka cca 200 Kč. Systém prostě spočítá počet dnů mezi intervaly fakturace, spočítá sazbu za den a obě hodnoty vynásobí.

Následující pole jsou takzvaným přednastavením. To znamená, že jejich hodnoty jsou nejdříve přeneseny jinam (konkrétně zde na položky smlouvy) a tam teprve jejich nastavení ovlivňuje fungování fakturace, záloh atp. s tím, že lze přímo na položce smlouvy dodatečně změnit.

Následující pole jsou již konečným nastavením položky, nejsou tedy přednastavením:

Příklad:
Bude-li takový odhad 365 m3, fakturace bude probíhat od 11.1.2021 do 31.12.2021, pak při nastavení hodnoty přepočteno přesně na dny se bude fakturovat pouze cca 355 m3, zatímco v ostatních případech celých 365 m3.

Záložka 2-Přednastavení parametrů fakturace

Tato záložka slouží k nastavení přednastavení parametrů pro služby, které mají rozpad elektřiny nebo plynu, tedy slouží pro přednastavení fakturace takových služeb. Přednastavení se projeví na položce smlouvy poté, co je k ní služba připojena (záložka 4-Elektřina I)

V případě vodohospodářských společností a obchodníků s elektřinou a plynem se zavádí speciální služby, kterým se ostatní služby nastaví jako podřízené. Tyto speciální služby pak mají tzv. rozpad. Takováto služba se sice použije na položce smlouvy, ale nikdy se neobjeví v podkladech pro fakturaci, ani na faktuře samotné. Důvodem pro zavedení těchto služeb je fakt, že např. faktura za elektřinu se téměř nikdy neskládá pouze z jedné služby, ba právě naopak, skládá se z několika služeb dodávkových a z několika distribučních. A právě tyto služby lze sdružit pod jednu službu s názvem např. Sdružená dodávka NN. Taková služba se potom použije na položce smlouvy a s sebou bere všechny své služby podřízené, aniž by je uživatel musel ke smlouvě dopořizovat jednu po druhé.

Záložka 3-Tisk

Zde je možné konfigurovat výstupy vyúčtovací faktury - sekci A, sekci B a graf historických spotřeb.

Záložka 4-Kalkulace

Zde je možné zatržítkem stanovit, zda se má započítávat množství plánu prodeje z položky smlouvy do kalkulací.

Sazbové skupiny

Číselník sazbových skupin se zobrazuje pro každou poskytovanou službu (přes Doplňky / Zobrazit nebo pomocí klávesy F11). Názvovým ekvivalentem sazbové skupiny může být slovo ceník. Obecně se dá říci, že kolik existuje v danou chvíli rúzných cen, tolik existuje sazbových skupin. Jednu sazbovou skupinu lze přidělit více odběratelům, a to na kartě položky smlouvy.

Příklad:
Dodavatel tepla má tři cenové lokality L1, L2, L3, v rámci první z nich má ještě jednu úroveň předání L1U1. Fakturuje jak za předběžné, tak za výsledné ceny na konci roku. V takovém případě pořídí osm sazbových skupin: L1 předběžná, L1U1 předběžná, L2 předběžná, L3 předběžná, L1 výsledná, L1U1 výsledná, L2 výsledná, L3 výsledná.

Popisy polí:

Ceny energií a médií

Číselník samotných cen se zobrazuje pro každou sazbovou skupinu (přes Doplňky / Zobrazit / Hodnoty sazby nebo pomocí klávesy F11. Ceny se v rámci jedné sazbové skupiny pořizují tak, aby na sebe časově navazovaly. Důležité je pole Platnost Od, tzn. od kdy cena platí. Pole Platnost Do může být vyplněno buď konkrétním datumem (pokud vím, že se cena o tomto datu změní), anebo se ponechá nějaká velká hodnota typu 31.12.2999. Pokud se následně pořídí nová cena např. s platností od 1.1.2022, předchozí cena se automaticky ukončí k 31.12.2021.
Stejným způsobem je možné pořizovat do ceníků i Náklady na palivo.
Hodnoty sazeb lze pořizovat i hromadně k více sazbovým skupinám najednou. Tato akce se provádí z předchozího přehledu, tedy z přehledu sazbových skupin volbou Doplňky / Hromadně / Nastavení ceny na období pro sazbové skupiny s totožným číslem sazby.

Akce:

Importované hodnoty musí být v sešitu MS Excel uvedeny na první záložce s názvem Import Energo.
Sešit bude obsahovat čtyři sloupce dle uvedeného vzoru, kde budou zadány importované hodnoty:

Sazbová skupinaPlatnost odPlatnost doHodnota sazby
2511.1.202231.1.20221234,3654
2511.2.202228.2.20229874,3214
2511.3.202231.3.2022465,32
2511.4.202230.4.202212,36454
2511.5.202231.5.2022586,31247
11.1.202231.1.20221234,3654
11.2.202228.2.20229874,3214
11.3.202231.3.2022465,32
11.4.202230.4.202212,36454
11.5.202231.5.2022586,31247

Číselník sazeb elektřiny a plynu

Číselníky pro elektřinu a plyn se nacházejí o jednu úroveň níž pod agendou Poskytované služby. Jedná se o seznam číselníků, které v různých kombinacích tvoří různé distribuční ceny pro různé odběratele. Tato kombinace je tvořena na položkách smluv. V rámci těchto číselníků se zde nachází číselníky Kategorie jističů elektřiny, Distribuční sazby elektřiny, Kategorie zákazníků plynu, Obnovitelné zdroje pro výrobu elektřiny, Vícesložkové ceníky dodávky plynu, Ceníky NN a číselník Druhy sazeb DPH pro jednotlivé sazby elektřiny a plynu.
Za zmínku stojí fakt, že do číselníku Provozovatelé elektřiny a plynu lze pořídit další organizaci, např. vlastní. K takové organizaci pak lze zavést vlastní distribuční sazby některých položek. Používá se v případech, kdy firma chce poskytnout jinou cenu za distribuci ve vlastní LDS.

Řady smluv

Jako řada agend v Heliosu, i smlouvy se člení do tzv.řad. Řady smluv se nastavují v součinnosti se zákazníkem. Jejich nastavení probíhá dle různých pravidel, např. dle četnosti fakturace, zda smlouvy dané řady mají či nemají zálohy anebo dle toho, jaká komodita se fakturuje. Mohou tedy existovat řady smluv Prodej tepla, Prodej elektřiny, Prodej plynu, Prodej vody, Prodej elektřiny NN, Prodej elektřiny VN atp.

Většina polí vyplňovaných v řadách smluv slouží hlavně jako přednastavení. To znamená, že pokud se založí smlouva dané řady, převezme si řadu přednastavených atributů dané řady, tedy např. řady faktur, zda smlouva bude nebo nebude mít zálohy, jaké záložky se budou objevovat na hlavičce a položce smlouvy (teplo, elektřina, plyn, voda), případně přednastavené tiskové formuláře.

Záložka 1-Řada

Záložka 2-Řady dokladů a tiskové formuláře
Jde o přednastavení řad faktur a tiskových formulářů, do kterých se budou generovat doklady. Volby, zda se má generovat vyúčtování bez DPH nebo v režimu PDP, a zda má být povolena aktualizace fakturačních podkladů měsíčně (pro četnost fakturace < 12)
Jde o přednastavení, které se přenáší na smlouvu, kde jej lze změnit.

Upozornění:
Toto zaškrtávátko má přímý vliv na hlavičky smluv a položky smluv. V případě nezaškrtnutí se v poli Četnost fakturace na hlavičce smlouvy nabídnou pouze možnosti 1,2,3,4,6,12 a na položkách takové smlouvy se objeví Ceník běžného vyúčtování. Znamená to, že každá vystavená faktura je konečná, jako ceník se použije Ceník běžného vyúčtování a v budoucnu nepodlehne zúčtování. V případě zaškrtnutí se v poli Četnost fakturace na hlavičce smlouvy nabídnou možnosti 1,2,2+1,3,3+1,4,4+1,6,6+1,12,12+1. Bude-li zvolena jakákoliv z četností 2+1,3+1,4+1,6+1,12+1, na položkách takové smlouvy se objeví Ceník výsledného vyúčtování a Ceník předběžného vyúčtování. Ceník předběžného vyúčtování bude použít pro fakturaci v roce, Ceník výsledného vyúčtování bude použit pro vystavení třinácté faktury na konci roku. Obecně se dá říci, že smlouvy na vodu, elektřinu a plyn zúčtování vůbec nepoužívají. V úvahu tedy přicházejí pouze smlouvy na teplo.

Záložka 3-PDF

Zobraz záložku 1

Smlouvy

Agenda Smlouvy reprezentuje smluvní vztah firmy se svými zákazníky. Nejedná se o klasické smlouvy s textem dle papírového vzoru upravující smluvní vztah. Jde o jejich elektronický obraz popisující zejména fakta potřebná a důležitá k tomu, aby se ze smlouvy daly vygenerovat faktury. Důležitými atributy tedy jsou platnost smlouvy, s kým je smlouva uzavřena a nakonec jak často se bude fakturovat, případně i zálohovat.

Záložka 1-Smlouva

nadřazené Datumu platnosti do položky smlouvy. Položka smlouvy může mít datum platnosti do nižší, nebo shodné. V případě uzavírání smluv na dobu neurčitou existuje možnost kliknout na šipku vedle datumového pole, které nastaví platnost smlouvy do 31.12.2999.

Zobraz záložku 1

Záložka 2-Placení

Zobraz záložku 2

Záložka 3-Teplo

Zobraz záložku 3

Záložka 4-Elektřina I

Zobraz záložku 4

Záložka 8-Vazby na fakturaci

Zobraz záložku 8

Záložka 9-PDF - nastavení tisku do PDF pro jednotlivé typy faktur a dokladů včetně výběru příslušných tiskových formulářů.

Zobraz záložku 9

Záložka 10-Doplňkové informace

Zobraz záložku 10

Stavy smluv

Stavy smluv se jako přehled nacházejí o jednu úroveň níže pod přehledem Smlouvy. Jde o uživatelsky nastavitelný číselník, který určuje momentální tzv. Stav smlouvy. Standartně jsou nastaveny stavy:V přípravě, Platná, Storno, Zrušená. Každá smlouva je po svém založení automaticky ve stavu V přípravě. Do ostatních stavů se poté smlouva přepíná, a to pomocí menu přímo nad smlouvou (Doplňky / Smlouvy / Změna stavu smlouvy).

Pro každý stav smlouvy se pomocí klávesové zkratky F11 dají povolit či zakázat akce, které se se smlouvou v tom daném stavu dají nebo nedají provádět. Například stavu smlouvy V přípravě necháme povolenou editaci smlouvy a mazání smlouvy, ale zakážeme tvorbu faktur. Naopak pro stav Platná nastavíme přepínače přesně naopak.

Nastavení stavů smluv je čistě metodická záležitost. Ne každá firma vyžaduje stavy smluv používat, proto lze např. stavu V přípravě povolit úplně všechno a do dalších stavů pak smlouvu už nepřepínat. Jiné firmy naopak mohou mít práci rozdělenou na pracovníky tak, že jeden smlouvu zakládá, druhý k ní pořizuje položky s parametry, třetí smlouvu tiskne atp. V takovém případě je potřeba, aby jeden pracovník dal dalšímu pracovníkovi vědět, že si může smlouvu „převzít do své správy“, což udělá nejlépe právě přepnutím stavu, kterých může být samozřejmě víc.

Z výše uvedeného plyne, že stavy smluv jsou si naprosto rovny a liší se pouze názvem a tím, jak si je uživatel nastaví. Přepínání smluv z jednoho stavu do dalšího je pak věcí konzultace s vývojáři, kteří musí takový přechod nastavit. V rámci takového přechodu se da zautomatizovat spousta věcí, které uživateli usnadní práci, např. se vytvoří dodatek ke smlouvě, napočítá se do něj hodnota zálohy, založí se zakázky, anebo naopak při přepínání smlouvy do stavu Zrušeno se automaticky odmaže fakturační kalendář a ukončí se jak hlavička, tak položky smluv, aniž by se vše muselo dělat ručně.

Kontrola odběrných diagramů

Přehled Energo-objekty / Objekty a zařízení / Kontrola odběrných diagramů souvisí pouze s elektřinou. Hromadně zobrazuje odběrné diagramy všech položek smluv. Lze poté zkontrolovat, zda jsou správně vyplněny. Záznam se zde zobrazí pouze v případě, že na položce inkriminovaných smluv je na záložce 3-Elektřina I uvedena úroveň napětí jako VN.

Položky smluv

Položky smluv se dají zobrazit pouze buď nad konkrétní smlouvou (F11), nebo po označení více nebo všech smluv Doplňky / Smlouva / Zobrazit položky F11.

Položky smluv určují (lapidárně řečeno) kdy, kde, co a za kolik se prodává. Obsahují i spoustu dalších atributů, většina z nich se vyplňuje na Poskytované službě či na Objektu a výběrem těchto položek se atributy do položky smlouvy přenášejí (středisko, činnost, způsob výpočtu..).

Podle toho, jaká komodita se fakturuje, dají se zpřístupnit další záložky dialogového okna položky smlouvy (souvisí s nastavením řady smluv). Tyto záložky souvisí nejen se specifickými parametry, které s sebou různé komodity přinášejí, ale přímo souvisí se způsobem fakturace. Např. pro správné vyfakturování dodávky a distribuce elektřiny je na první záložce potřeba vyplnit pouze objekt a poskytovanou službu, zbytek se vyplňuje na záložce jiné.

Záložka 1-Položka

Příklad:
Při nastavení tohoto pole na Ceník x plán prodeje měřidla se výše zálohy stanoví takto: Každá hodnota v plánu prodeje se vynásobí hodnotou ceníku záloh (viz. dále). Vynásobí se vždy ty hodnoty, které odpovídají období, na které se uzavírá tzv. cenový dodatek. Pokud je na hlavičce smlouvy vyplněno pole Výpočet výše záloh jako rovnoměrně a četnost záloh jako 12, bude výsledek vydělen dvanácti a výsledek = výše měsíční zálohy.

Zobraz záložku 1

Záložka 3-Teplo

Zobraz záložku 3

Záložka 4-Elektřina I.

Následující parametry svou kombinací určují sazby distribučních položek elektřiny, viz. distribuční ceníky.

Následující pole určují, které z distribučních služeb (a daň z elektřiny) se budou či nebudou fakturovat. Zahrnuty jsou jak distribuční služby NN, tak VN: Uplatnit cenu za rezerv. kapacitu, Uplatnit cenu za vícenáklady, Uplatnit cenu za činnost operátora trhu, Daň z ELE, Uplatňovat systémové služby dle písmene, Jednosložková cena za služby sítí, Uplatnit cenu za decentrální výrobu, Vlastní výroba, Uplatnit cenu za rezerv. příkon. Toto nastavení rovňěž přímo souvisí s tzv. rozpadem služeb, viz. také poskytované služby. Poskytovaná služba, kterou zvolíme na první záložce, musí mít tzv. rozpad. To znamená, že jí budou podřízeny další služby, které co do názvů budou korespondovat právě s výše uvedenými poli. Nastavením jednotlivých polí se zapne nebo vypne fakturace příslušné služby.

Následující parametry ovlivňují cenu tzv. dodávkových služeb elektřiny:

Zobraz záložku 4

Záložka 5-Elektřina II.

Tato záložka souvisí s fakturací KVET a OZE.

Zbývající informace (doplňující informace) jsou volná pole použitelná např. pro filtraci v přehledu a nemají žádný další vliv na fungování systému.

Zobraz záložku 5

Záložka 6-Plyn

Tato záložka souvisí s fakturací plynu. Podobně jako u elektřiny tato pole ovlivňují ceny za distribuční služby.

Ostatní pole souvisí s cenou za dodávkové služby plynu. Vždy záleží na konkrétní smlouvě, jak je postavena co všechno se fakturuje.

Záložka 6-Voda

Tato záložka souvisí s fakturací vodného, stočného a srážkových vod.

Pole v rámečku Vodné, stočné, srážkové vody:

Veškerá pole v rámečku Parametry měřícího místa mají pouze informativní charakter.

Pole v rámečku Vodné, stočné se vyplňují kvůli stanovení roční spotřeby vody:

Příklad:
  • Druh potřeby vody 1: 002.2 na jednoho obyvatele bytu bez tekoucí teplé vody (teplé vody na kohoutku) za rok = 25
  • Využití 1 : 90%
  • Počet osob 1: 2
  • Druh potřeby vody 2: 003 na jednoho obyvatele bytu s tekoucí teplou vodou (teplá voda na kouhoutku) za rok = 35
  • Využití 2 : 100%
  • Počet osob 2: 1
  • Potřeba vody za rok = (25*(90/100)*2) + (35*(100/100)*1) = 45 + 35 = 80 - tento součet je rovněž jako kontrolní v dialogovém okně vidět.

Pole v rámečku srážkové vody:

Příklad:
  • Plocha druh A: 45
  • Plocha druh B: 35
  • Plocha Druh C: 15
  • Úhrn srážek : 0,61
  • Redukovaná plocha : 45*0,9 + 35*0,4 + 15*0,05 = 40,5 + 14 + 0,75 = 55,25
  • Součet srážkových vod: 55,25 * 0,61 = 33,7025
Upozornění:
Pro korektní zadání srážkových vod musí být ke středisku srážkových vod zadán úhrn srážek. Tato akce se provádí v číselníku středisek nad příslušným střediskem v místním menu volbou Nastavení - Nastavení střediska pro energo, nebo klávesovou zkratkou F11.

Záložka 9-Doplňkové informace

Tato záložka slouží k nastavení definic grafů pro tisk na faktuře.

Zobraz záložku 9

Měřidla položky smlouvy

Měřidla položky smlouvy je přehled, ve kterém dochází k propojení měřidel s položkou smlouvy. Určuje se, od kdy které měřidlo položku smlouvy měří. Měřidla se zde dají sčítat, odčítat, případně násobit různými koeficienty, např. kvůli rozdělení náměru jednoho měřidla mezi více fakturovaných subjektů. Nejde o zásah do fyzické podoby měřidla nebo o jeho výměnu, to vše je řešeno v soudečku Energo – měření. V tomto přehledu jde skutečně čistě jen o to říci dané položce smlouvy, odkud si má brát spotřeby pro to, aby byla správně vyfakturována. Měřidla položky smlouvy lze zobrazit volbou F11 nad položkou smlouvy.

Tip:
Jak už název napovídá, přehled nese název Měřidla položky smlouvy a jde tedy o množné číslo. To znamená, že jedna položka může být měřena více měřidly, a to nejen v různý čas, ale i ve stejný. V takovém případě se naměřené hodnoty na měřidlech do položky sčítají. Pokud by nastala situace, kdy by bylo nutno měřidla od sebe naopak odečíst, stačí jednomu z nich změnit pole Násobitel na hodnotu -1. V případě, kdy existuje jedno měřidlo a jeho spotřeba se rozpočítává na nájemníky dle určitého koeficientu, stačí tento koeficient opět vyplnit do pole Násobitel. Fyzicky postačí pouze jedno měřidlo a navázáno může být na více položkách smluv současně.
Upozornění:
V případě elektřiny a plynu nemusí jít při pořízení více měřidel k položce smlouvy o jejich sčítání. Dobře je to vidět na příkladu, kdy je elektřina NN fakturována dvoutarifně. V takovém případě se k položce smlouvy připojí dimenze VT tarifu a dimenze NT tarifu. Systém ale sám rozpozná, kdy má hodnoty těchto měření sčítat (v případě fakturace daně, zúčtování činnosti operátora trhu..) a kdy ne (dodávka elektřiny ve VT, dodávka elektřiny v NT..). Rozpoznání je dáno sloupcem Typ ELE v tabulce Typ dimenze, což je záležitost nastavovaná dodavatelem systému.

Zobraz záložku

Plán prodeje

Agenda plán prodeje slouží, jak už název napovídá, k naplánování přibližných spotřeb na položce smlouvy na další období. Tedy na období, ve kterém ještě neexistuje skutečné měření. Plán prodeje lze zadat buď ručně, nebo jej lze sestavit ze skutečně naměřených hodnot minulých období pomocí zabudované funkce. Takové hodnoty pak lze uživatelsky doupravit pomocí korekcí.

Upozornění:
Plán prodeje vyvolaný nad položkou smlouvy (tento případ) se vztahuje k měřidlu. Možnost zadat plán prodeje existuje ještě přímo nad objekty, kde se ale zadává přímo ke konkrétnímu objektu a nelze tak zadat k jednomu objektu více plánů prodeje.

Jak již bylo uvedeno, plán prodeje lze pořídit dvěma způsoby. Jedním z nich je vytvořit plán prodeje na základě již existujících hodnot v systému. To lze provést nad položkou smlouvy volbou Doplňky / Měření / Sestavit plán prodeje. V následujícím dialogovém okně je potřeba vyplnit:

Upozornění:
Pokud zvolíte jako zdroj hodnot položku naměřené, sestaví se plán prodeje ke každému měřidlu připojenému k položce smlouvy.

Zobraz záložku

Dalším způsobem je pořídit plánované hodnoty ručně. To lze provést nad položkou smlouvy volbou Doplňky / Měření / Měření - plán prodeje hromadně. V přehledu Plán prodeje pak lze volbou Nový pořídit plán prodeje, případně volbou Oprava editovat již existující plán prodeje (například vygenerovaný předchozím způsobem):

Zobraz záložku

Plán prodeje se používá zejména ke stanovování výše zálohy na položku smlouvy a také pro předběžné kalkulace.

Odběrový diagram

Odběrový diagram najdeme nad položkou smlouvy Doplňky / Odběrový diagram / Odběrový diagram souvisí s prodejem elektřiny a vyplňuje se v něm Rezervovaná kapacita měsíční, Rezervovaná kapacita roční a Smluvené množství. Zdrojem dat může být buď ruční zadání, nebo DUF (OTE).

Marže

V úlohách Doplňky / Marže se dá nastavit marže pro službu na položce smlouvy v závislosti na přijatých fakturách nebo ručním nastavením ceny (JC).

Dodatky

Dodatky smluv jsou používány jen u starších instalací!

Nad každou smlouvou existuje přehled jejích tzv. dodatků, nebo též cenových dodatků. Jedná se o záležitost, která v sobě sdružuje tyto základní atributy:

Dodatek nabývá tří stavů: v přípravě, platný, ukončený. Každá smlouva může mítvíce dodatků ukončených, ale pouze jeden dodatek platný a jeden dodatek v přípravě.

Přehled dodatků ke smlouvě se zobrazí v místním menu volbou Smlouva - Zobrazit dodatky nebo kombinací kláves Ctrl+11. Pořízení nového dodatku ke smlouvě se děje pomocí volby Nový v menu:

Aby dodatek nabyl platnosti a provedly se veškeré změny, je potřeba jej přes místní menu schválit.

Cenové podmínky pro položky smlouvy

Po vyplnění všech polí a uložení záznamu je nyní dodatek ve stavu v přípravě. V případě, že jde o smlouvu, kde odběratel platí zálohy, je potřeba nastavit tzv. Cenové podmínky pro položky smlouvy. Ty se zobrazí v místním menu nad cenovým dodatkem volbou Dodatek - Cenové podmínky, nebo klávesovou zkratkou F11.

V cenových podmínkách se nepořizují nové záznamy. Záznamy již existují a je jich tolik, kolik je na smlouvě položek smlouvy platných v rámci platnosti cenového dodatku. Každý záznam tak odpovídá jedné položce smlouvy a tedy ke každé položce smlouvy lze upsat její roční výši zálohy. Toto se děje pomocí volby Oprava nad každým záznamem:

Příklady, jak se projevuje dodatek a jeho schvalování:
  • Existuje platná smlouva uzavřená na dodávku elektřiny do bytu p. Majera od 1.1.2012. P. Majer zemřel a byt je nyní jeho manželky. Smlouva se nemění, mění se pouze odběratel, a to od 1.5.2013. V takovém případě je potřeba ve smlouvě změnit odběratele a založit nový dodatek ke smlouvěm s platností od 1.5.2013. Tento dodatek následně schválit a přegenerovat fakturační kalendář. Výsledkem bude, že ve fakturačním kalendáři bude v každém měsíci od ledna 2012 až do dubna 2013 vidět jako odběratel p. Majer a od května 2013 dále p. Majerová.
  • Existuje možnost nezakládat nový dodatek ke smlouvě a pouze přegenerovat fakturační kalendář. V takovém případě by se ale změny provedly od samotného počátku platnosti smlouvy, resp. v období platnosti posledního platného dodatku, což by bylo nežádoucí, neboť by nebyla vidět historie.
  • Každá změna provedená na hlavičce smlouvy vyžaduje potvrzení přegenerováním fakturačního kalendáře. Pokud tuto změnu požadujeme od určiteho data, je nutné nejpre vytvořit nový dodatek, schválit jej a až posléze přegenerovávat fakturační kalendář.
  • Pokud dochází ke změně smlouvy v tom směru, že k ní přibude nová položka, je potřeba vždy vytvořit cenový dodatek. Prosté přegenerování fakturačního kalendáře zde nestačí, protože žádný dodatek ke smlouvě o nové položce neví.
  • Pokud dochází ke změně smlouvy v tom směru, že nějaká položka má být ze smlouvy odstraněna, stačí tuto položku smlouvy jednoduše ukončit zadáním příslušného datumu, do kdy má platit. V takovém případě není nutné vytvářet ani dodatek, ani přegenerovávat fakturační kalendář. Typickým příkladem je odtržení sdružení vlastníků jednotek od bytového družstva.

Křivky odběrů

Aggenda Křivky odběrů slouží k nastavení křivek, podle kterých se rozloží vypočtená záloha v roce. Přímo tedy souvisí s tvorbou záloh. Křivky odběrů jsou jednou z možností, kterak zálohy v roce rozložit, viz. Smlouvy - záložka2-Placení - Výpočet výše záloh.

Křivky odběrů a jejich uplatnění závisí na dvou nastaveních:

Pořízení křivky odběrů se děje pomocí tlačítka Nový v hlavním menu. Vyplňuje se název a popis, žádná jiná pole v dialogovém okně nejsou.

Složky křivek odběrů

Jde o číselník, ve kterém se definují složky křivek odběrů v němž se pro teplo bude nacházet např. TÚV, ÚT, TÚV+ÚT. Každá tato složka může být použita na více křivkách odběrů s tím, že na každé křivce může mít jiné rozložení. Ke křivce odběru se složka křivky odběru připojí pomocí tzv. Definice křivky odběrů.

Definice křivky odběru

Tato agenda se zobrazí z místního menu volbou Zobrazit - Definice křivky odběru. Slouží pro definici samotné křivky odběru, a to tím způsobem, že se zde každé křivce odběru nadefinuje její definice pro různé složky. Jinými slovy definujeme, jak se pro danou křivku odběru má chovat TUV, UT, TUV+UT apod. Při pořizování definice se vyplňují následující pole:

Tip:
Pro každou složku lze pořídit více různých rozložení, které na sebe budou časově navazovat. Pokud je to potřeba, lze nastavit jedné z definic rovnoměrné rozložení a to použít u těch položek smluv, u kterých je to případně vyžadováno. Toto se provede jednoduše tím, že se do podílů pro jednotlivé měsíce napíší jakákoliv, ale stejná čísla.

Fakturační kalendář

Fakturační kalendář je přehled v modulu Energo-smlouvy. Zde se zobrazuje fakturační kalendář přes všechna období všech smluv. Fakturační kalendář konkrétní smlouvy lze zobrazit přímo nad smlouvou přes volbu Doplňky / Smlouvy / Zobrazit fakturační kalendář, nebo stisknutím F12.

Každý záznam ve fakturačním kalendáři reprezentuje jeden měsíc jednoho roku, tedy měsíční období. Rozmezí fakturačního kalendáře závisí na platnosti smlouvy a platnosti období zpracování. V případě provedené změny na smlouvě se tato změna přenese do fakturačního kalendáře jeho přegenerováním (Ctrl +F12, nebo volbou Doplňky / Smlouva / Generuj fakturační kalendář).

Fakturační kalendář slouží zejména k následujícím věcem:

Tvorba podkladů k fakturaci a fakturace se dá provádět nejen jednotlivě, ale také hromadně. Veškerá práce s fakturačním kalendářem závisí víceméně na jeho nastavení co se do zobrazovaných sloupců týče, a to tak, aby fakturační kalendář skutečně sloužil a poskytoval potřebné informace. V případě potřeby existuje možnost každý řádek fakturačního kalendáře editovat a nastavit individuálně, zda v daném měsíci má či nemá být záloha či fakturace. Prvotní nastavení se nese z hlavičky smlouvy dle nastavení četnosti záloh a četnosti fakturace, nicméně mohou se vyskytnout anomálie, které nastavení na hlavičce smlouvy neumí obsáhnout, a proto je nutný ruční zásah do fakturačního kalendáře.

Období zpracování

Období zpracování je číselník, který vychází ze základu Helios iNuvio. Jeho úkolem je ohraničit časový úsek, během kterého bude fungovat mimo jiné:

Období zpracování se vytváří v modulu Energo-smlouvy / Období zpracování pomocí funkce - *Editace - Generování měsíčních období.

Funkce se nejprve podívá do období standardu Helios, zjistí změny a pokud se objevilo období nové, založí i v Energu nové období zpracování. Podmínkou pro to, aby se kromě období samotného vytvořily i měsíční období zpracování je, aby ve standardu Helios existovaly také uživatelské období (období stavu).

Měsíční období

Měsíční období lze zobrazit nad konkrétním obdobím v místním menu volbou Doplňky / Měsíční období / Měsíční období F11. Tímto způsobem se zobrazí měsíční období pouze ke zvolenému období zpracování.

Každé měsíční období nabývá tří stavů:

Stavu Připraveno nabývá měsíční období okamžitě po svém vygenerování. Do tohoto období nelze generovat měření ani vytvářet fakturační kalendář. Tyto akce lze provádět pouze v období, které je ve stavu Povoleno. Do tohoto stavu se období přepne pomocí místního menu volbou Doplňky / Platnost období / Otevření období Alt+F11. Období, které již nechcete v systému používat, můžete uzavřít volbou Doplňky / Platnost období / Uzavření období AltF12. Do tohoto období nelze (stejně jako do období ve stavu Připraveno) generovat měření, ani vytvářet fakturační kalendář.

Každé měsíční období lze také nastavit jako Aktivní, či Neaktivní - volbou Doplňky / Editace - Nastavit období jako aktivní, případně Nastavit jako neaktivní. Pokud se období označí jako aktivní, znamená to, že v tomto období budou mj. spouštěny kontroly při tvorbě podkladů pro fakturaci, pokud takové kontroly budou aktivní.