Změna způsobu fakturace

Změna způsobu fakturace smlouvy probíhá v praxi zcela běžně. Iniciace probíhá jak ze strany zákazníka (většinou z důvodů cashflow nebo přesnosti a přehlednosti fakturace), tak ze strany dodavatele energií (opět z důvodů cashflow a hlavně sjednocení způsobu fakturace pro co nejvíce zákazníků, čímž se mnohem zejdnodušuje způsob práce).

Průběh změny způsobu fakturace může být proveden více způsoby, které ale v praxi znamenají vždy to samé: změnu parametrů platebního kalendáře. V praxi se většinou používají tyto:

• Se zákazníkem se ukončí probíhající smlouva a uzavře se s ním nová, s novými parametry právě v oblasti fakturace. V takovém případě se stejný postup provede i v modulu Energo v agendě Smlouvy.
• Smlouva se zákazníkem zůstává i nadále v platnosti, vytvoří se k ní pouze dodatek zohledňující právě změnu způsobu fakturace. Založení takovéto změny je posáno níže.

Zákazník se rozhodl, že již nově od r. 2014 nechce platit měsíční zálohy s ročním vyúčtováním, ale že chce každý měsíc fakturu za předběžnou cenu tepla s ročním zúčtováním za výslednou cenu.

Můžeme použít analogii z postupů založení smluv na teplo, viz. 12 záloh, 1 faktura a 12m předběžných faktur, 1 výsledná faktura.

samotný způsob změny fakturace se provádí na hlavičce smlouvy, konkrétně na záložce 2 - placení. Veškeré změny, které je nutno provést, jsou uvedeny ve výše uvedených příkladech, pro názornost uvedeme znovu:

• Práce se zálohou: změnit na hodnotu Bez záloh, přímo se fakturuje.
• Den (placení): nastavit na hodnotu 31
• Měsíc placení: nastavit na hodnotu 1
• Četnost fakturace: změnit na hodnotu 12+1

Po provedení změn v hlavičce smlouvy je nyní nutné založit nový dodatek ke smlouvě. Tímto dodatkem vejdou v platnost změny provedené na hlavičce smlouvy, a to od specifikovaného data. Tyto změny budou promítnuty do fakturačního kalendáře.

Přehled dodatků zobrazíme nad smlouvou v místním menu volbou *Smlouvy - Zobrazit dodatky, nebo klávesovou zkratkou ctrl+F11. Pořídíme nový dodatek, a to volbou Nový v menu. Jediné pole, které vyplníme, je pole Platnost od a nastavíme mu hodnotu 1.1.2014. Dodatek uložíme volbou OK.

Nyní existují v přehledu dva dodatky. Jeden je ve stavu Platný, druhý ve stavu V přípravě. Nyní je potřeba dodatek V přípravě schválit:

* Nad dodatkem v místním menu zvolíme *Dodatek - Schválení (nebo klávesovou zkratku ctrl+F12). Objeví se hláška o kontrole cenových podmínek:

Hlášku potvrdíme.

• Zobrazí se přehled Cenové podmínky. V něm jsme již byli a nastavovali jsme jej, systém jej ale nabízí k dodatečné úpravě před schválením dodatku kvůli eliminaci případné chyby. Přehled zavřeme. Objeví se hláška o schválení dodatku:
  

Hlášku potvrdíme.

• Zobrazí se hláška o tom, že dodatek byl schválen a dotaz, zda si přejeme přegenerovat fakturační kalendář:
  

Potvrzením této hlášky dojde k vygenerování fakturačního kalendáře od datumu zadaného v dodatku. Fakturační kalendář pak bude vypadat následovně:

Na obrázku fakturačního kalendáře je vidět, že ke změně došlo od roku 2014. Zatímco v roce 2013 jsou povoleny zálohy každý měsíc (sloupce NZ a DZ), vyúčtování jednou za rok (sloupce V a VV) a ve sloupci částka je vidět velikost měsíční zálohy 5000, v roce 2014 již zálohy povoleny nejsou, zato je povoleno každý měsíc předběžné vyúčtování (sloupec PV), roční vyúčtování zůstalo nezměněno a částka zálohy se změnila na nulu.

Nezřídkakdy existuje nutnost nastavit způsob fakturace takový, který není pokryt v přednastavení na hlavičce smlouvy. Příkladem může být situace, kdy zákazník platí vždy dva měsíce zálohu a třetí měsíc má vyúčtování. V takovém případě je nutné editovat přímo nastavení fakturačního kalendáře. Ten lze editovat více způsoby, podle toho, co od editace očekáváme:

• Změna rozpisu záloh
• Jednotlivé nastavení chování položky fakturačního kalendáře (povolení/zakázání záloh, fakturace atp.)
• Hromadné nastavení chování položek fakturačního kalendáře (povolení/zakázání záloh, fakturace atp.)

Nad fakturačním kalendářem v místním menu zvolíme *Editace - oprava ročního rozložení. Podle toho, na jakém řádku fakturačního kalendáře stál kurzor v okamžiku volby tohoto způsobu editace, zobrazí se rozpis záloh pro příslušný rok.

Každé pole ve sloupci Částka zálohy je editovatelné a reprezentuje právě jeden měsíc v daném roce.

Nad fakturačním kalendářem v místním menu zvolíme *Editace - oprava položky kalendáře včetně údálostí. Edituje se vždy pouze jeden označený řádek (na kterém stoji kurzor).

Červeně podtržená pole aktivují či deaktivují příslušnou fakturaci. Jakmile je pole zaškrtnuto, lze nastavit příslušné datum.

Nad fakturačním kalendářem v místním menu zvolíme *Editace - Hromadná oprava řádků PK. Editovány budou vždy pouze označené řádky.

Nastavení se děje pomocí přepínaču Ponechat, Povolit a Zakázat. Jsou to ekvivalenty zaškrtávátek z minulého bodu.