Změna způsobu fakturace

Změna způsobu fakturace smlouvy probíhá v praxi zcela běžně. Iniciace probíhá jak ze strany zákazníka (většinou z důvodů cashflow nebo přesnosti a přehlednosti fakturace), tak ze strany dodavatele energií (opět z důvodů cashflow a hlavně sjednocení způsobu fakturace pro co nejvíce zákazníků, čímž se mnohem zejdnodušuje způsob práce).

Průběh změny způsobu fakturace může být proveden více způsoby, které ale v praxi znamenají vždy to samé: změnu parametrů paltebního kalendáře. V praxi se většinou používají tyto:

• Se zákazníkem se ukončí probíhající smlouva a uzavře se s ním nová, s novými parametry právě v oblasti fakturace. V takovém případě se stejný postu provede i v modulu Energo v agendě Smlouvy.
• Smlouva se zákazníkem zůstává i nadále v platnosti, vytvoří se k ní pouze dodatek zohledňující právě změnu způsobu fakturace. Založení takovéto změny je posán níže.

Zákazník se rozhodl, že již nově od r. 2014 nechce platit měsíční zálohy s ročním vyúčtováním, ale že chce každý měsíc fakturu za předběžnou cenu tepla s ročním zúčtováním za výslednou cenu.

Můžeme použít analogii z postupů založení smluv na teplo, viz. 12 záloh, 1 faktura a 12m předběžných faktur, 1 výsledná faktura.

samotný způsob změny fakturace se provádí na hlavičce smlouvy, konkrétně na záložce 2 - placení. Veškeré změny, které je nutno provést, jsou uvedeny ve výše uvedených příkladech, pro názornost uvedeme znovu:

• Práce se zálohou: změnit na hodnotu Bez záloh, přímo se fakturuje.
• Den (placení): nastavit na hodnotu 31
• Měsíc placení: nastavit na hodnotu 1
• Četnost fakturace: změnit na hodnotu 12+1

Po provedení změn v hlavičce smlouvy je nyní nutné založit nový dodatek ke smlouvě. Tímto dodatkem vejdou v platnost změny provedené na hlavičce smlouvy, a to od specifikovaného data. Tyto změny budou promítnuty do platebního kalendáře.

Přehled dodatků zobrazíme nad smlouvou v místním menu volbou *Smlouvy - Zobrazit dodatky, nebo klávesovou zkratkou ctrl+F11. Pořídíme nový dodatek, a to volbou Nový v menu. Jediné pole, které vyplníme, je pole Platnost od a nastavíme mu hodnotu 1.1.2014. Dodatek uložíme volbou OK.

Nyní existují v přehledu dva dodatky. Jeden je ve stavu Platný, druhý ve stavu V přípravě. Nyní je potřeba dodatek V přípravě schválit:

* Nad dodatkem v místním menu zvolíme *Dodatek - Schválení (nebo klávesovou zkratku ctrl+F12). Objeví se hláška o kontrole cenových podmínek:

Hlášku potvrdíme.

• Zobrazí se přehled Cenové podmínky. V něm jsme již byli a nastavovali jsme jej, systém jej ale nabízí k dodatečné úpravě před schválením dodatku kvůli eliminaci případné chyby. Přehled zavřeme. Objeví se hláška o schválení dodatku:
  

Hlášku potvrdíme.

• Zobrazí se hláška o tom, že dodatek byl schválen a dotaz, zda si přejeme přegenerovat platební kalendář:
  

Potvrzením této hlášky dojde k vygenerování platebního kalendáře od datumu zadaného v dodatku. Platební kalendář pak bude vypadat následovně:

Na obrázku platebního kalendáře je vidět, že ke změně došlo od roku 2014. Zatímco v roce 2013 jsou povoleny zálohy každý měsíc (sloupce NZ a DZ), vyúčtování jednou za rok (sloupce V a VV) a ve sloupci částka je vidět velikost měsíční zálohy 5000, v roce 2014 již zálohy povoleny nejsou, zato je povoleno každý měsíc předběžné vyúčtování (sloupec PV), roční vyúčtování zůstalo nezměněno a částka zálohy se změnila na nulu.

Nezřídkakdy existuje nutnost nastavit způsob fakturace takový, který není pokryt v přednastavení na hlavičce smlouvy. Příkladem může být situace, kdy zákazník platí vždy dva měsíce zálohu a třetí měsíc má vyúčtování. V takovém případě je nutné editovat přímo nastavení platebního kalendáře. Ten lze editovat více způsoby, podle toho, co od editace očekáváme:

• Změna rozpisu záloh
• Jednotlivé nastavení chování položky platebního kalendáře (povolení/zakázání záloh, fakturace atp.)
• Hromadné nastavení chování položek platebního kalendáře (povolení/zakázání záloh, fakturace atp.)

Nad platebním kalendářem v místním menu zvolíme *Editace - oprava ročního rozložení. Podle toho, na jakém řádku platebního kalendáře stál kurzor v okamžiku volby tohoto způsobu editace, zobrazí se rozpis záloh pro příslušný rok.

Každé pole ve sloupci Částka zálohy je editovatelné a reprezentuje právě jeden měsíc v daném roce.