V přehledu Předpisy spustí uživatel akci Vytvořit předpisy z PK¹⁾. Tím se vygenerují předpisy pro kalendářní měsíc, který si uživatel zvolí. Pro každé spojovací číslo, ke kterému existuje Platební kalendář s částkou zálohy > 0, se do přehledu vytvoří jeden řádek.

Po spuštění generování záznamů se zobrazí procesní okno s informacemi.

Nad vygenerovanými předpisy spustí uživatel akci Vytvořit soubor²⁾.

Soubory se uloží do přednastavené složky.

Odeslání souboru je možné provést dvěma způsoby:

• Ručně:

1. Spustit program Crypta.
2. Spustit šifrování pro vygenerované předpisy (ze souboru nastaveného v konfiguraci modulu SIPO.
3. Zašifrované soubory odeslat na email uvedený v Mandátní smlouvě.

• Automaticky - pokud je nainstalován program Crypta a nastavena konfigurace, provádí se šifrování a odesílání automaticky po vygenerování souboru s předpisy plateb.

Na přijatý soubor Česká pošta reaguje zasláním změnového souboru. Je-li soubor chybný uvede ve změnovém souboru písmeno označující kód chyby. Kódy mohou být následující:

• A = Chybná indikace změny
• B = Nesouhlasí období zpracování
• C = Neexistující číslo organizace
• D = Neexistující spojovací číslo
• E = Neexistující kód poplatku
• F = Předpis nulový, záporný nebo obsahující haléře (povoleny pouze celé koruny)
• G = Duplicitní spoj. číslo, kód poplatku a číslo organizace ve změnovém souboru
• H = Nesouhlasí původní předpis
• I = Číslo organizace a kód poplatku není u daného spojovacího čísla
• L = Chybně vyplněné položky u dané indikace změny
• P = Nesouhlasí název změnového souboru s obsahem změnového souboru

Přijatý změnový soubor uživatel načte do přehledu Soubory spuštěním akce Načtení zpětného změn. souboru (zz.txt)³⁾.

Do přehledu Předpisy lze přes tlačítko Nastav přidat sloupec Chyba?. Zaškrtnutí označuje, zda zaslaný soubor předpisů plateb (ZM) obsahuje chybu. Jeho hodnota se načítá podle změnového souboru ZZ a její znění lze zobrazit akcí Přehled zpětných předpisů⁴⁾.

Soubor zaplacených plateb informuje organizaci o platbách, které byly ke dni vyhotovení souboru uhrazeny za běžný (inkasní) měsíc. Přijatý soubor je nutné nejprve (ručně nebo automaticky) dešifrovat a následně akcí Načtení souboru plateb (za*.ddd)⁵⁾ načíst do systému. Tím se do přehledu Plateb⁶⁾ vytvoří záznamy odpovídající jednotlivým spojovacím číslům a doplní se datum a čas do sloupec Přijato v přehledu Předpisů.

Propojení úhrad s fakturami probíhá nad Bankovním výpisem. Uživatel vyhledá ve výpise položku s došlou platbou za SIPO a před účtováním spustí akci Načtení úhrad SIPO⁷⁾. Tím dojde k zapsání jednotlivých úhrad ze zvoleného souboru. Výsledek je zobrazen v procesním okně. Po otevření příslušného řádku lze jednotlivé platby zobrazit na záložce 2 - Úhrady. Po uložení bankovního výpisu dojde k zapsání data vytvoření úhrady do sloupce Zaplaceno v přehledu Předpisů.