Zálohy

Nastavení práce se zálohou se provádí na Smlouvě, na Položce smlouvy a v Cenových podmínkách dodatku smlouvy.

Na záložce 2 - Placení¹⁾ uživatel nastavuje tato pole:

• Práce se zálohou – výběr ze dvou způsobů práce se zálohami:
  • předpis zálohy, zdaněná záloha,
  • bez záloh, přímo se fakturuje.
• Práce s přeplatky – výběr z možností, jak naložit s přeplatky v běžném měsíci:
  • vracet (po každé faktuře),
  • do dalšího období.
• Četnost placení záloh – roční četnost záloh (1, 2, 3, 4, 6, 12).
• Zaokrouhlení – způsob, jak mají být zaokrouhleny doklady nezdaněné zálohy (bez zaokrouhlení, jednotky, desítky, stovky, tisíce, jednotky nahoru, jednotky (minimální výše) …).
• Výpočet dne placení – výběr způsobu výpočtu konkrétního dne vystavení předpisu zálohy (pořadové číslo dne, první pracovní den po dni, počet pracovních dnů od počátku měsíce).
• Den – nastavení čísla dne pro Datum případu, s jakým se vytvoří nedaňová záloha. Je-li vybráno např. 31, nastaví se na poslední den v měsíci (tedy v lednu na 31. 1., v únoru na 28. 2.).
• Měsíc data případu – nastavuje se, pokud je Četnost placení záloh = 1, 2, 3, 4, 6. Číslo měsíce, ve kterém bude nedaňová záloha vznikat (např. pro Četnost placení záloh = 4, se nastaví Měsíc data případu = 1 ⇒ což znamená, že záloha bude vytvářena v lednu, dubnu, červenci a říjnu).
• Výpočet výše záloh – způsob výpočtu rozložení výše záloh v roce (viz Výpočet výše záloh):
  • rovnoměrně,
  • ručně zadané rozložení,
  • podle Křivky odběrů,
  • podle předpokládané fakturace.
• Křivka odběru – výběr z číselníku Křivky odběrů.
• Počet za měsíc – počet záloh za měsíc (pouze pokud Četnost placení záloh = 12).
• Forma úhrady – nastavení formy úhrady zálohových faktur, výběr z číselníku Formy úhrady (např. platebním příkazem, hotově, SIPO …).
• Zasílat DD – výběr z možností:
  • zasílat,
  • nezasílat.
• Zasílat předpisy záloh – výběr z možností:
  • zasílat,
  • nezasílat.

Další nastavení se provádí na Položce smlouvy.

Nastavovaná pole:

• Zálohovat – výběr způsobu práce se zálohami:
  • nezálohovat,
  • zálohovat včetně DPH,
  • zálohovat bez DPH.
• Vybírat i ceníky souvisejících položek – zatržení určuje, zda bude přehled Sazbových skupin (ceníků), filtrován pouze na konkrétní službu, či nikoliv.
• Způsob výpočtu zálohy – předvyplňuje se hodnotou, která odpovídá stejnému poli u Poskytované služby.
• Pevná cena zálohy – je možné zadat pouze, pokud je pole Způsob výpočtu zálohy = Pevná částka.
• Rozložení zálohy v platebním kalendáři – výběr ze dvou možností:
  • podle nastavení smlouvy,
  • rovnoměrně.
• Ceník záloh – je-li Způsob výpočtu zálohy = Ceník x …, vybere uživatel do tohoto pole ceník z přehledu Sazbových skupin.
• Procento zálohy
• Struktura spotřeby – uživatel vybírá z číselníku Složky křivek odběrů.

Do Cenových podmínek dodatku²⁾ uživatel vyplní roční výši záloh (viz Návrh výše zálohy dle skutečně fakturované částky). Po schválení dodatku a vygenerování Platebního kalendáře je naplněn sloupec Částka odpovídající výši záloh pro jednotlivé měsíce. Částky jsou vypočteny a zaokrouhleny podle nastavení na Smlouvě, Položce smlouvy a v Dodatku.

Na Smlouvě uživatel vyplňuje pole Výpočet výše záloh, které odpovídá způsobu výpočtu rozložení výše záloh v roce. Na výběr má z těchto možností:

• rovnoměrně,
• ručně zadané rozložení,
• podle Křivky odběrů,
• podle předpokládané fakturace.

Pokud uživatel zvolí možnost Rovnoměrně, systém vezme částku Roční výše záloh z Dodatku³⁾. Tuto částku vydělí 12 (počet měsíců v roce) a zaokrouhlí podle nastavení pole Zaokrouhlení záloh na Položce smlouvy. Částku pak zobrazí v platebním kalendáři ve sloupci Částka.

Možnost Ručně zadané rozložení se týká případu, kdy nelze určit pravidla pro výpočet výše záloh. Uživatel si jejich výši stanovuje podle „vlastního uvážení“ a pro každého zákazníka jiným způsobem. Akcí Oprava ročního rozložení záloh nad Platebním kalendářem⁴⁾ uživatel zobrazí tabulku, do které jednotlivé zálohy vepíše.

Při volbě Podle křivky odběrů uživatel dále ve vedlejším poli vybere Křivku odběru z návazného číselníku⁵⁾. Pokud požadovaná křivka není v číselníku, stiskem tlačítka Nový ji založí. Poté akcí Definice křivky odběru⁶⁾ nadefinuje její složky.

Jestliže uživatel zvolí možnost Podle předpokládané fakturace, systém provede výpočet částky záloh z Plánu prodeje upravené o Procento zálohy nastavené na Položce smlouvy.
Plán prodeje uživatel nastaví nad Objektem akcí Sestavit plán prodeje⁷⁾, popř. nad Položkou smlouvy⁸⁾.

Při schvalování nového dodatku smlouvy uživatel může postupovat těmito způsoby:

• ručně vyplnit jakoukoliv hodnotu do pole Roční výše záloh,
• použít minulou hodnotu z předchozího dodatku,
• použít navrhovanou hodnotu.

Poslední dvě zmíněné akce jsou umístěny v místní nabídce nad Cenovými podmínkami pro položky smlouvy⁹⁾.
Jejich použití doplní hodnotu do pole Roční výše zálohy.

Akce si může uživatel nastavit jako tlačítka na spodní lištu volbou Definice uživatelského menu. Tato volba se zobrazí po rozkliknutí šipky vedle tlačítka „Akce“ nebo po stisku kolečka myši.

Pro podporu rozhodování uživatele o výši záloh byly do systému přidány následující funkce:

• Váhy měsíčních spotřeb,
• Koeficienty změn záloh.

V přehledu Váhy měsíčních spotřeb¹⁰⁾ může uživatel pro každý druh objektu evidovat 12 hodnot, které vyjadřují procentuální výši spotřeby energie daného měsíce ke spotřebě celého roku.

Příklad definice hodnot pro určitý Druh objektu:

Přehled Koeficienty změn záloh¹¹⁾ nabízí evidenci koeficientů pro jednotlivé roky. Cílem je zohlednit při návrhu výše záloh „globální“ změny – změnu ceny dodávky, regulovaných plateb, ekologické daně a DPH. Koeficient je společný pro všechna odběrná místa všech odběratelů.

V Cenových podmínkách dodatku¹²⁾ má uživatel k dispozici tato pole:

1. Výše zálohy v minulém dodatku (Kč/rok) – hodnoty se do tohoto pole automaticky načítají z předchozího dodatku z pole Roční výše zálohy.
2. Výše zálohy v minulém dodatku (Kč/měsíc) – hodnota (1) podělená číslem 12.
3. Koeficient změny zálohy vůči předchozímu dodatku [%] – hodnota udává poměr „Roční výše zálohy“ / „Výše zálohy v minulém dodatku (Kč/rok)“, tj. (10) / (2).
4. Výše poslední fakturace přepočtená dle vah – výše skutečné fakturace za období poslední fakturace, tedy součet všech fakturovaných položek za období poslední fakturace v závislosti na zvolených vahách. Do tohoto pole se načítají pouze vyfakturované běžné nebo výsledné zúčtovací podklady, a to nejen z aktuální položky, ale i z jiných položek, které mají s aktuální položkou shodná pole „Objekt“ a „Poskytovaná služba“.
5. Průměrná výše měsíční fakturace dle vah – vypočtená průměrná výše měsíční fakturace za období poslední fakturace. Jedná se o hodnotu (4) podělenou 12.
6. Koeficient změny zálohy [%] – hodnota udává poměr „Roční výše zálohy“ / „Výše poslední fakturace přepočtená dle vah“, tj. (10) / (2).
7. Navržená výše roční zálohy (zaokrouhleno) – hodnota (8) vynásobená číslem 12.
8. Navržená výše měsíční zálohy – hodnota (5) vynásobená „Koeficientem změny záloh“ (6) a zaokrouhlená dle propozic smlouvy (jednotky, desítky, stovky, tisíce).
9. Výrazná změna (změna o více jak 50 %) – příznak, že se hodnoty (7) a (1) liší o 50 a více procent.
10. Roční výše zálohy – konečná částka doplněná uživatelem na základě rozhodnutí, které je podpořeno předchozími výpočty.