Počáteční nastavení

V Globální konfiguraci¹⁾ uživatel přednastaví některé konstanty.

Na záložce 2 - Pro fakturaci uživatel nastavuje tyto hodnoty:

• Způsob zdanění záloh
  • zdanění záloh hlavičkově,
  • zdanění záloh položkově v poměru položek XXXXXXX.
• Zakázat zdanění zaplacené nedaňové zálohy na faktuře vyúčtování
• Přivazovat nezdaněné zálohy k daňové faktuře
• Datum případu faktur vyplňovat datem vytvoření (nezaškrtnuto=dle DUZP) (neuplatní se v případě různých roků datumů)
• Ekologickou daň z elektřiny a plynu generovat do spotřební daně
• Používat funkci poměrné rozdělení záloh mezi odběrná místa

• Číslo saldokontních skupin pro neuhrazené zálohy - nastavení čísla saldokontní skupiny, ve které budou sledovány úhrady nedaňových záloh. Je možné zadat více skupin oddělených čárkou.
• Číslo druhu účetního dokladu pro odpouštění záloh
• Sumace položek roční fakturace
  • nesumovat,
  • sumovat podle položek,
  • sumovat do jedné položky,
  • sumovat podle hodnoty ceníku.
• Vyúčtování služeb tepla pouze v roce fakturace
• Fakturace nulových podkladů
  • nefakturovat,
  • fakturovat podklady z měření,
  • vždy fakturovat.
• Fakturace nulových dokladů
  • nefakturovat,
  • fakturovat.

Na záložce 3 - Pro měření lze nastavit pole:

• Kontrolovat uzamčení měření při fakturaci:
  • bez kontroly,
  • vyžadovat stav uzamčení.

V číselníku Druhy dokladů pohybu zboží²⁾ uživatel nadefinuje jednotlivé řady faktur. Je vhodné definovat alespoň řady pro:

• nedaňové zálohy,
• daňové zálohy (zdanění zaplacených záloh),
• vyúčtování,
• opravné doklady.

Uživatel si však může skupiny ještě více rozdělit (např. vytvořit samostatné řady pro nedaňové zálohy - PLYN a nedaňové zálohy - ELEKTŘINA, popř. řada faktur pro předběžné vyúčtování a řada faktur pro roční zúčtování).

Na záložce 1 - Definice uživatel vyplní především tyto údaje:

• Řada dokladu - maximálně třímístné označení řady dokladů.
• Název - označení řady.
• Druh pohybu zboží - výběr druhu pohybu ze seznamu (např. faktura vydaná, dobropis …).

Další funkce řady dokladu jsou popsány zde.

Nad založenou řadou faktur uživatel spustí akci Nastavení pořadového čísla³⁾ a pro jednotlivá období nadefinuje pořadová čísla. Maximálně šestimístné číslo může pro zjednodušení třídění například obsahovat rok. Nově vznikající faktury se budou číslovat vzestupně, první faktura dostane číslo odpovídající hodnotě Poslední pořadové číslo + 1.

Založené řady dokladů uživatel vyplní na Řady smluv⁴⁾. V těchto řadách se pak budou generovat faktury po spuštění akcí:

• Generování nedaňových záloh,
• Zdanění zaplacených záloh,
• Generování vyúčtování,
• Generování faktury zúčtování,
• Generování opravného vyúčtování.

Více k nastavení ostatních polí viz Řady smluv.

Při založení nové Smlouvy systém uživatele vyzve k volbě řady smlouvy. Z ní se pak na smlouvu převezme nastavení řady dokladů. V případě potřeby může uživatel toto nastavení změnit.

V přehledu Účetní kódy - kontace⁵⁾ se definují předpisy pro účtování dokladů do účetního deníku. Kontace se připojí do pole Účetní kód v zadávacím formuláři Druhu dokladu pohybu zboží. Při účtování faktur se pak uživateli přednabídnou účty zadané v dané kontaci. Obsahuje-li kontace řádek s nevyplněným účtem, hledá systém účet na Kmenové kartě zboží (popř. na Skupině zboží)⁶⁾.

Spuštěním akce Generuj platební kalendář⁷⁾ se podle údajů zadaných na smlouvě vygeneruje platební kalendář.

Přehled Saldokonta⁸⁾ slouží pro sledování pohledávek a závazků a jejich vyrovnanosti. Počet a nastavení jednotlivých saldokontních skupin si uživatel definuje v závislosti na potřebách organizace. Pokud uživatel fakturuje energie včetně záloh, je vhodné nastavit si například tyto saldokontní skupiny:

• Odběratelé,
• Přijaté zálohy - úhrady nedaňových záloh.

Novou saldokontní skupinu založí uživatel stiskem tlačítka Nový. Uživatel vyplňuje především tato pole:

• Číslo - třímístné číselné označení saldokontní skupiny.
• Název saldokontní skupiny - textová informace.
• Vazba - udává způsob, jakým je saldokontní skupina sledována a napočítávána. Vazby je možné vytvářet podle těchto položek:
  • Zakázka
  • Středisko
  • Organizace
  • Párovací znak
  • Zaměstnanec
  • Datum párování salda

• Upomínky a pen. faktury - uživatel povolí/zakáže možnost vystavovat upomínky a penalizační faktury z dané saldokontní skupiny.
• Vystavovat PP - uživatel povolí/zakáže možnost vystavovat platební příkazy z dané saldokontní skupiny.

Při prvním otevření nové saldokontní skupiny se v zadávacím formuláři zobrazuje záložka 1 - Definice a 3 - Účetní kódy- kontace. Uživatel vyplní základní údaje a uloží je stiskem tlačítka OK. Při dalším otevření záznamu se navíc zobrazí záložka 2 - Účty, kde uživatel naváže jednotlivé účty saldokontní skupiny.

Více o nastavení Saldokonta zde.

Bankovní výpisy⁹⁾ je možné do systému importovat ze souboru vyexportovaného z internetového bankovnictví. Při práci s bankovním výpisem je potřeba dodržet správný postup. Pro lepší přehlednost návaznosti jednotlivých akcí je možné nastavit si tlačítka do uživatelského menu (spuštěním akce Definice uživatelského menu z místní nabídky / Systém).

• Úhrady Energo - akce doplní na záložku tyto údaje:
  • Účetní účet,
  • Párovací znak,
  • Organizace.
• Příprava účtování výpisu - přiřazení ostatních účetních účtů (mimo nedaňových záloh).
• Automatické přiřazení úhrad - napárování úhrad k fakturám. Spuštěním akce dojde v modulu Fakturace k vyplnění pole Datum úhrady.
• Oprava - pokud nebyly některé účty, případně faktury nalezeny, je třeba Opravou řádky doplnit a připravit pro zaúčtování.
• Účtování - pokud jsou všechny řádky bankovního výpisu ve stavu Připraveno, může uživatel výpis zaúčtovat.