Uzavíráme smlouvu na odběr tepelné energie s SVJ pro dům Masarykova 15. SVJ odebírá pouze teplo na vytápění, fakturace probíhá jednou ročně s měsíčními zálohami ve výši 5000 Kč. Cena tepla na konci roku je 500 Kč/GJ a předpokládá se, že jde o novou cenovou lokalitu či úroveň předání. Teplo je měřeno. Smlouva platí od 1.1.2022.

• Musí existovat platné období zpracování
• Musí existovat objekt v soudečku Energo - objekty se založeným objektem reprezentujícím odběrné místo SVJ.
• Musí existovat měřící místo, jeho osazení měřidlem a dimenze pro měření, vše připojeno k objektu.
• V číselníku organizací musí být založena organizace SVJ pro dům Masarykova 15.
• Musí existovat alespoň jedna řada smluv s vyplněnými řadami faktur pro zálohy a vyúčtování.
• Musí existovat poskytovaná služba pro prodej tepla. Pokud neexistuje, je nutné ji nejprve založit.
• Pokud cena 500 Kč/GJ ze zadání neodpovídá žádné již existující ceně (cenové lokalitě, úrovni předání ..), je nutné ji nejprve založit.

Následuje výčet kroků postupu tak, jak by měly jít logicky za sebou. V některých případech je možné postupovat vícero způsoby, zde se však zaměříme pouze na jeden.

V modulu Energo-Smlouvy zvolíme agendu Smlouvy a stiskneme tlačítko Nový.

Přes volbu tří teček je potřeba zvolit řadu smlouvy, do které bud právě vznikající smlouva zařazena. Po potvrzení se objeví další okno, ve kterém se nabídne aktuální rok pro uzavření smlouvy a opět potvrdíme OK.

Objeví se dialogové okno pro zadání smlouvy.

Vyplníme tato pole:

• Datum platnosti od: 1.1.2022
• Datum platnosti do: 31.12.2999 (pokud je smlouva na dobu neurčitou, je datum takto vyplněno automaticky. V případě, že by nebylo předvyplněno, stačí kliknout na šipku umístěnou napravo od tohoto pole)
• Číslo smlouvy: použijeme předvyplněné číslo smlouvy nebo je upravíme podle potřeby
• Variabilní symbol: použijeme předvyplněný variabilní symbol pro platby záloh nebo jej upravíme podle potřeby
• Organizace: přes tři tečky vybereme z návazného číselníku organizací organizaci SVJ pro dům Masarykova 15.

Ostatní pole jsou nepovinná a pro náš příklad zatím nedůležitá.

Přepneme se na záložku 2-Placení.

Vyplníme tato pole:

• Práce se zálohou: Předpis zálohy, zdaněná záloha. Tímto nastavením přímo aktivujeme zálohy na smlouvě.
• Četnost placení záloh: 12 - znamená dvanáct záloh do roka.
• Výpočet výše záloh: rovnoměrně
• Četnost fakturace: 1 - znamená jedna faktura do roka
• Do polí E-maily se přenesla spojení uložená u organizace jako hromadně pro e-mail, stejně tak se přeneslo bankovní spojení

Ostatní pole jsou pro tento příklad zatím nedůležitá. Potvrdíme stiskem tlačítka OK. Tímto je založena hlavička smlouvy.

Stiskem klávesy F11 (nebo přes volbu Doplňky / Smlouvy / Zobrazit položky) nad právě vytvořenou hlavičkou smlouvy si zobrazíme přehled Položky smlouvy. Přehled je nyní pochopitelně prázdný a je nyní nutné novou položku smlouvy založit. Volbou Nový F2 v menu tedy pořídíme položku smlouvy:

Vyplníme tato pole:

• Datum platnosti od - 1.1.2022 - toto datum bude převzato z hlavičky smlouvy
• Datum platnosti do - 31.12.2999 - toto datum bude převzato z hlavičky smlouvy
• Objekt (místo plnění) - z návazného číselníku objektů vybereme příslušné odběrné místo.
• Poskytovaná služba - z návazného číselníku poskytovaných služeb vybereme příslušnou službu, tedy prodej tepla.
• Zálohovat - vybereme dle způsobu výpočtu + DPH
• Ceník běžného vyúčtování - vybereme aktuální výslednou cenu

Stiskem klávesy F11 (nebo přes volbu Doplňky / Měření / Seznam měřáků položky smlouvy) nad právě vytvořenou položkou smlouvy si zobrazíme přehled Měřidla položky smlouvy. Přehled je nyní prázdný a je nyní nutné pořídit nový záznam. Nejde o založení nového měřidla, ale o provázání již existujícího měřícího místa a příslušné dimenze s položkou smlouvy tak, aby položka smlouvy věděla, odkud má brát hodnoty pro svou fakturaci. Volbou Nový F2 v menu tedy pořídíme novou vazbu:

Vyplníme tato pole:

• Datum platnosti od - bude již předvyplněno dle platnosti položky smlouvy
• Měřící místo - vybereme příslušné měřící místo. Zobrazena budou pouze ta měřící místa, která jsou navázána na objekt uvedený v poli Objekt.
• Dimenze - vybereme příslušnou dimenzi.

Ostatní pole necháme v přednastaveném stavu.

Až do této chvíle byla smlouva ve stavu V přípravě. Protože má již pořízeny všechny potřebné záležitosti, lze její stav přepnout do stavu Platná. Přepnutí stavu se provádí volbou Doplňky / Smlouva / Změna stavu smlouvy:

Ze zobrazené nabídky zvolíme požadovaný stav, volbou Přenos a potvrzením informačního okna s oznámeným výsledkem procesu.
Přepnutí stavu smlouvy má za následek provedení předdefinovaných akcí závisejících na požadavcích zákazníka.

Aby bylo možno jakoukoliv smlouvu fakturovat, musí k ní existovat předpis záloh. Přehled záloh zobrazíme nad smlouvou volbou Doplňky / Předpisy záloh / Zobrazit nastavení záloh, nebo klávesovou zkratkou Shift+F11.
Novou zálohu vytvoříme volbou Nový F2 v menu:

a potvrdíme vytvoření rovnoměrné zálohy OK.

Otevře se okno pro nastavení zálohy OM:

kde zadáme stanovenou zálohu 5000,-/měs. a potvrdíme OK.

Volbou Doplňky / Předpisy záloh / Generování předpisů záloh se nabídne datum, od kdy se mají zálohy generovat:

a po odsouhlasení proběhne vytvoření záloh, které končí zobrazením informačního okna:

kde se mj. dozvíme např., že jsme nezadali formu úhrady záloh.

Volbou Doplňky / Předpisy záloh / Zobraz předpisy se dostaneme k přehledu předpisů záloh:

Nyní je vhodné vytvořit rozpis záloh, který budeme zasílat odběrateli.

• Nad smlouvou zvolíme Doplňky / Předpisy záloh / Vytvoř rozpis s výběrem období. Objeví se nabídka všech období zpracování. Zafiltrujeme na rok 2022 a vybereme všechno Ctrl+A:
  

Výběr potvrdíme volbou Přenos.

• Po odvolání informačního okna o provedeném procesu se zobrazí se přehled Rozpisy, v něm je momentálně nabídnut vytvořený rozpis a po volbě Přehled / Tisk / Tisk formulářem (nebo F8),
  

se zobrazí výsledný, na základě požadavků uživatele předdefinovaný tiskový výstup, který může zároveň sloužit jako Daňový doklad:

Ten je možné vytisknout a nebo odeslat ve formátu pdf mailem.

Nyní je nad smlouvou vytvořen tzv. Fakturační kalendář, což je základ pro práci se zálohami a s fakturací. Nad smlouvou jej lze zobrazit pomocí klávesy F12 nebo volbou Doplňky / Smlouva / Zobrazit fakturační kalendář F12

Nyní je smlouva připravena pro práci.