Postupy - Přijaté výpovědi

Založení a tedy zpracování Přijatých výpovědí je možné po uložení komprimovaného souboru (ZIP) do příslušné složky (..\IN přijaté).
Akce Energo-Smlouvy / Přijaté výpovědi / Doplňky / Načtení výpovědí nejprve provede dekomprimaci ZIP souboru se sloučenými PDF soubory v příslušné složce,
poté načte data z Excelových souborů a pro každý řádek založí Přijatou výpověď k níž vždy dohledá Smlouvu, Objekt a Organizaci.

Do dokumentů ke Smlouvě připojí sloučené PDF a v posledním kroku navrhne vyjádření, které je závislé na kontrole přijatých hodnot.
(Návrh vyjádření lze spustit poté i samostatně).
Došlé soubory jsou po zpracování přemístěny do složky ..\ARCH přijaté\

Pro Přijaté výpovědi se provádí několik rutinních kontrol, které (pokud vše vyhovuje) vedou k automatickému nastavení stavu výpovědi na hodnotu Akceptováno a je navrženo Datum ukončení.
Pokud jsou nalezeny nějaké nesrovnalosti, je navrženo Zamítnutí s popisem důvodu, který by pak byl uveden v odpovědním Excelu.

• Kontrola PDF

Pokud obsluha zvolí, že kontrola PDF nevyhovuje, je navrženo Zamítnutí s důvodem „Nevyhovující dokumenty v PDF“. V případě, že nedojde ke kontrole PDF (není vybráno, zda PDF vyhovuje nebo ne), nelze odeslat odpověď.

• Kontrola existence smlouvy

Při importu výpovědí se k EAN / EIC hledá (platná) existující smlouva v seznamu všech smluv Energo. Pokud neexistuje, je navrženo Zamítnutí s důvodem “Zákazník není v naší evidenci”.

• Kontrola stavu smlouvy

Přijmout výpověď lze na smlouvu ve stavu „účinná“, „platná“ a „v přípravě“ v době přijetí výpovědi. Pokud má smlouva jiný stav, do sloupce výsledek je navrženo Zamítnutí s důvodem “Aktuálně neevidujeme PLATNOU smlouvu”.

• Kontrola platnosti položky smlouvy

Pokud u položky smlouvy v době přijetí výpovědi již skončila platnost je navrženo Zamítnutí s důvodem “Smlouva již skončila, nelze ji vypovídat”. Rozhodným dnem je „datum odeslání novým dodavatelem“, který se po načtení Excelu uloží do sloupce Datum přijetí v přehledu Přijatých výpovědí.

• Kontrola místa podpisu smlouvy

Pokud byla smlouva podepsána „v prostorách obvyklých k podnikání dodavatele“, nelze ji vypovídat elektronicky a je navrženo Zamítnutí s důvodem “Smlouva byla podepsána v prostorách obvyklých k podnikání”.

• Kontrola kmenových dat

Kontrola kmenových dat sestává z těchto kroků:

• EAN/EIC z Excelu musí odpovídat EAN/EIC na objektu
• „Identifikace zákazníka“ z Excelu musí souhlasit s IČO organizace na smlouvě, pokud se jedná o právnickou osobu nebo s rodným číslem osoby, pokud se jedná o fyzickou osobu.
• Pokud se jedná o právnickou osobu musí „Zákazník“ z Excelu souhlasit se sloupcem Firma z organizace na smlouvě. Texty se porovnávají bez mezer a speciálních znaků (např. čárka a tečka a další) převedená na malá písmena bez diakritiky (tento princip je použit i u porovnávání dalších textů).
• Pokud se jedná o fyzickou osobu musí „Zákazník“ z Excelu souhlasit se Jménem a Příjmením na organizaci. Titul se z porovnávání vynechává. Osoba souhlasí, pokud Příjmení i Jméno je nalezeno v textu „Zákazník“ z Excelu.
• „Ulice, osada nebo číslo parcely“ z Excelu musí souhlasit s textem složeným z údajů uvedených v Adrese na Objektu. Stejně tak „Číslo popisné / Číslo orientační“ a „Obec, část obce“ a „PSČ“.
• Strojové porovnání textů nastaví automaticky akceptování jen při naprosté shodě ve všech kmenových údajích. Při jakékoliv neshodě textů je navrženo Zamítnutí s důvodem „Chybná kmenová data“. Obsluze jsou do procesního okna vypsány oba porovnávané texty pro rychlejší rozhodnutí, zda je neshoda textů podstatná.
  

Uživatel se rozhoduje podle dat z Přijatých výpovědí a podle obsahu příloh PDF, jejichž obsah se nekontroluje automaticky.

Strojovou kontrolu kmenových dat může obsluha nahradit vlastním rozhodnutím, zda data vyhovují, a to akcemi Editace / Kmenová data vyhovují,
příp. Editace / Kmenová data nevyhovují

Tento výsledek se může anulovat volbou Zrušit kontrolu PDF resp. Zrušit kontrolu kmenových dat.

Pokud v žádné z kontrol nedošlo k Zamítnutí, je navrženo Akceptování a je určeno Datum ukončení smluvního vztahu

Ke každému záznamu je možné u Přijaté výpovědi použít číselník Retence s možnostmi:

• žádná (výchozí)
• v procesu
• úspěšná
• neúspěšná

Určení možného Datumu ukončení (mDU) (z přijatého excelu je dáno Datum přijetíení (eDO) a požadované Datum ukončení (eDU)):

• při podání výpovědi do 14 dnů před zahájením dodávky je možné akceptovat výpověď bez udání (mDU) a lze tak odeslat odpověď s vyjádřením „Akceptováno bez zahájení dodávky“
  
• při výpovědi do 14 dnů po zahájení je vypovídáno 15. den
  
• (mDU) je ještě porovnáno s (eDU) pokud je zadáno a je použito pozdější z nich

Pro smlouvy na Dobu neurčitou:

• bez Výpovědní lhůty/doby je určeno (mDU) (právnicky „datum výpovědní lhůty“) jako (eDO) posunuté na začátek nejbližšího měsíce + posun o další tři měsíce (nezadáno = 3 měsíce)
  
• s Výpovědní lhůtou/dobou je určeno (mDU) jako (eDO) posunuté na začátek nejbližšího měsíce + posun o zadaný počet měsíců a dnů ve Výpovědní lhůtě/době
  
• (mDU) je ještě porovnáno s (eDU) pokud je zadáno a je použito pozdější z nich
  
• (mDU) je ještě kontrolováno, zda nepřekročilo Konec platnosti smlouvy a je pak použito datum dřívější z nich
  

Pro smlouvy na Dobu určitou:

• bez Prolongace je (mDU) určeno jako Konec platnosti smlouvy (v tomto případě nemá (eDU), pokud je zadáno, žádný význam)
  
• s Prolongací je nutno ještě určit maximální Datum odeslání (maxDO) (právnicky „datum výpovědní lhůty“):
  
  • u domácností (u elektřiny je určováno podle Distribuční sazby a u plynu podle Kategorie zákazníka) je vybráno to větší z „Plánované datum ukončení smlouvy„ – počet celých měsíců a dnů v údaji Výpovědní lhůta/doba (nezadáno = 3 měsíce) nebo „Plánované datum ukončení smlouvy“ – uzákoněných 20 dnů
    
  • u ostatních je určeno jako „Plánované datum ukončení smlouvy„ – počet celých měsíců a dnů v údaji Výpovědní lhůta/doba (nezadáno = 3 měsíce)
    
• (maxDO) je pak porovnáno s Datum přijetí (eDO)
  
  • (eDO) < (maxDO) pak je výpovědní lhůta dodržena a (mDU) je určeno jako „Plánované datum ukončení smlouvy“
    
  • (maxDO) < (eDO) pak je výpovědní lhůta nedodržena a dojde k zamítnutí (musí požádat znovu) s vyjádřením „Nedodržena výpovědní lhůta“ (nový dodavatel může požádat o výpověď znovu, ale v mezičase dojde k prolongování smlouvy a tím bude výpovědní lhůta již dodržena)
    

Pro označené výpovědi je k dispozici akce Energo-Smlouvy / Přijaté výpovědi / Doplňky / Odpověď emailem.
Tato akce seskupí výpovědi podle Komodity a Nového dodavatele a doplní přijatou excelovou tabulku výpovědí o vyjádření.
(Kmenová data do tabulky se doplňují přesně podle Přijaté výpovědi, nikoliv z číselníků Energo).

V dalším kroku odesílá mail s excelovými tabulkami na adresu nových dodavatelů.

Tyto Výpovědi jsou označeny jako Odeslané.