Záloha je peněžní částka placená zákazníkem v průběhu určitého období. Ve vyúčtování je pak odečtená od celkových nákladů. Její výše zpravidla odpovídá předchozí či plánované spotřebě. Systém umožňuje nastavit Četnost placení záloh pro dané období a spočítat jejich výši na základě určitých kritérií (více zde).
Po přijetí úhrady (prostřednictvím bankovního výpisu - modul Banka, popř. hotově - modul Pokladna) dojde k jejímu připojení k faktuře. Následně může uživatel provést Zdanění zaplacených záloh. Vytvoří se faktura s nulovou částkou. Zaúčtováním faktury se úhrada rozúčtuje na jednotlivé účty a účty DPH1). Faktura zdaněné zálohy se pak připojí do vyúčtování ve výši odpovídající úhradě.
Pokud k jedné nedaňové záloze existuje více úhrad (jejich součet odpovídá výši zálohy), je možné úhrady zdanit celkově do jednoho dokladu, ale i jednotlivě - pro každou úhradu samostaným dokladem. Pro druhou variantu je třeba spustit akci Zdanění zaplacených záloh po úhradách.
Přehled Podklady pro fakturaci zobrazuje spotřeby jednotlivých položek smlouvy a jejich ceny. Podklady se do přehledu načítají z měřených hodnot spuštěním jedné z následujících akcí:
popř. mohou být zadány ručně.
Podle četnosti fakturace nastavené na smlouvě a způsobu vzniku lze rozlišit několik typů podkladů - dohadné, dohadné předběžné, dohadné storno, běžné, předběžné, mimořádné, zálohové, záporné zúčtovací, výsledné zúčtovací, storno, storno předběžné, záporné storno, storno zúčtovací (více zde).
Pokud ještě není k podkladům vytvořená faktura, může uživatel do pokladů vstoupit a opravit některá pole, např. množství a cenu. Změny se však nepropíší do Přehledu měřených hodnot a ceníku zadaného na Položce smlouvy, proto je vhodnější tyto úpravy provést přímo tam a následně podklady znovu zaktualizovat.
Poklady se po spuštění akce Generování vyúčtování, popř. Generování faktury zúčtování zobrazí jako položky na faktuře vyúčtování.
Tyto podklady se používají u smluv, kde se standardně fakturuje jednou ročně, ale je prováděno periodické měření během celého roku. V průběhu roku je tak možné zjistit předběžnou výši fakturace za dohadné ceny. Dohadné podklady nevstupují na fakturu, slouží pouze jako informace pro uživatele (více o nastavení dohadných podkladů zde).
Spotřeba daného období je fakturována v Běžném/předběžném vyúčtování. Po Aktualizaci fakturačních podkladů … spustí uživatel akci Generování vyúčtování. Podle nastavení Četnosti fakturace na Smlouvě, dojde k vytvoření faktury běžného (četnost fakturace = x), popř. předběžného (četnost fakturace = x+1) vyúčtování. Z celkové částky odpovídající spotřebě jsou odečteny uhrazené zálohy.
U smluv s četností fakturace x+1 je fakturována spotřeba v průběhu roku za odhadnuté předběžné ceny (z Ceníku předběžného vyúčtování). Ve chvíli, kdy uživatel zná výslednou cenu, vytvoří fakturu zúčtování. Ta dofakturuje rozdíl spotřeby za předběžnou cenu oproti spotřebě za výslednou cenu (z Ceníku výsledného vyúčtování).
Z opravných podkladů2) lze vytvořit fakturu Opravného vyúčtování, která obsahuje opravené podklady a storno původních podkladů.
Naměřené hodnoty lze do systému pořídit několika způsoby:
Označením vybraných objektů a spustěním akce Zobrazení PK pro OM v aktivním období lze zobrazit Platební kalendář pouze pro označené objekty (jinak je zobrazen pro všechny objekty dané smlouvy).
Přehled Fakturační kalendář obsahuje pro každou platnou smlouvu a každý měsíc (v období platnosti smlouvy) právě jeden záznam. Ke každému takovému záznamu (rok, měsíc, smlouva) jsou zde k dispozici informace o výši záloh, předepsaných a skutečných dokladech. Nad Fakturačním kalendářem lze spustit akce pro generování dokladů vyúčtování.
další